Organizar a agenda do consultório é prática fundamental para a boa gestão do negócio. Isso porque, ao ordenar os compromissos de maneira adequada e a agenda do consultório, a empresa facilita a rotina, consegue gerenciar o tempo, aumenta a produtividade das equipes e otimiza os processos administrativos.
Como consequência, cria condições apropriadas para atender mais pacientes e ofertar um atendimento satisfatório ao público. Portanto, é preciso seguir algumas boas práticas para potencializar os seus resultados. Tendo em vista a importância da organização da agenda para o sucesso da clínica, elencamos algumas boas práticas de monitoramento dos compromissos.
Se você se interessou pelo assunto e quer saber como organizar a agenda do seu consultório, continue a leitura. É sobre isso que falaremos a seguir.
Estabeleça metas diárias para organizar a agenda do consultório
Para que o consultório possa atender bem o seu público, é importante que a agenda tenha horários previamente estabelecidos. Esse cuidado, além de evitar atrasos em consultas, agiliza o agendamento de pacientes. Verifique, portanto, qual é a capacidade de atendimento da clínica ao longo do dia. Dessa forma, com base na rotina da clínica, estabeleça metas diárias e o tempo máximo disposto ao paciente para cada tipo de procedimento médico.
Adote uma agenda eletrônica
As agendas impressas têm, cada vez mais, caído em desuso a partir do surgimento de ferramentas eletrônicas. Afinal, esses novos recursos oferecem vantagens como o armazenamento em nuvem e a possibilidade de acesso online por meio de dispositivos móveis. Sem dúvidas, fazer essa substituição permite otimizar os processos do consultório e agilizar o agendamento.
Inclua intervalos entre as consultas
As consultas nem sempre são previsíveis. Há procedimentos que podem demorar mais ou menos tempo, dependendo das circunstâncias. Para evitar que o paciente espere por longos períodos pelo atendimento em razão desses atrasos, o ideal é incluir um intervalo de segurança entre os compromissos agendados.
Essa prática ordenará melhor o fluxo de pessoas em espera e evitará atrasos que estendam o tempo aguardado pelo cliente. Vale lembrar que um atendimento responsável e pontual é a chave para a satisfação do paciente e para o sucesso da clínica.
Saiba lidar com os atrasos
Os atrasos, mesmo em consultas muito importantes, podem ocorrer e isso vai interferir no correto andamento da agenda do consultório. Portanto, é possível estipular uma política para os atrasos. Nela, o paciente pode ficar sujeito a uma maior espera para dar andamento nos próximos agendados, bem como o cancelamento ou remarcação da consulta.
Contudo, é muito importante, nos casos dos pacientes que não costumam se atrasar, entender o motivo da demora e ter empatia por casos excepcionais. Já para os pacientes que tem por costume se atrasar, converse e busque marcar as consultas em outro horário que seja melhor para ambas as partes.
Equilibre a agenda
Uma agenda equilibrada envolve uma quantidade ideal de consultas que se encaixem com a capacidade que a clínica tem de atender bem cada um dos pacientes. Portanto, é necessário deixá-la bem equilibrada, com horários bem marcados e consultas mais elaboradas e exames mais rotineiros.
Dessa maneira, é possível atender um número satisfatório de clientes sem comprometer a qualidade ou o tempo de espera entre as seções. Algumas consultas são mais práticas de serem realizadas, logo, devem ser conciliadas com os exames e consultas que exigem mais tempo e atenção.
Estabeleça a duração das consultas
Cada tipo de consulta pode exigir um tempo de duração maior ou menor. Um paciente que está fazendo uma primeira consulta pode, na maioria dos casos, exigir mais tempo de atendimento. Diferentemente de um paciente que está na clínica para um retorno de exame.
Logo, é necessário definir os tipos de consulta, sejam elas: primeira vez, comum, retorno, exames e estabelecer a duração média de cada uma delas. Com isso, é possível estimar o tempo de trabalho em uma manhã, por exemplo, e abrir espaço para novas consultas. Com certeza a organização da agenda para consultório vai se tornar muito mais eficiente.
Conheça os melhores pacientes
É fundamental conhecer quem são os melhores pacientes do consultório para dar a eles a devida atenção. Afinal, as clínicas devem valorizar seus clientes que realizam consultas há muito tempo, e que indicam os serviços da mesma para sua rede de contatos. Dessa forma, quando houver atrasos ou outro imprevisto, é possível estender alguns diferenciais para esse cliente que já utiliza os serviços da clínica há muito tempo. Todo mundo gosta de ser valorizado.
Envie lembretes ao paciente
Outra dica importante para organizar a agenda do consultório é enviar lembretes ao paciente, de modo a recordá-lo sobre a consulta agendada. Essa prática é extremamente eficaz para evitar atrasos ou confusões de horário e, portanto, a extensão do tempo reservado para o atendimento.
É possível encontrar no mercado, diversos softwares de gestão capazes de enviar mensagens automáticas e personalizadas. Desse modo, além de garantir a pontualidade do paciente, será possível reduzir custos com ligações e otimizar o gerenciamento dos compromissos.
Confirme as consultas
As ausências em consultas agendadas estão entre as maiores preocupações das clínicas. Afinal, essas situações interferem na produtividade dos profissionais, na organização da agenda e na própria saúde financeira do negócio. O problema, por outro lado, pode ser facilmente resolvido se a empresa adquirir o hábito de informar os agendamentos previamente ao cliente, reafirmando o compromisso estabelecido.
Utilizar os recursos do WhatsApp e SMS
Para lembrar o paciente sobre os compromissos firmados com a clínica e estreitar o relacionamento com o público uma dica interessante é utilizar os recursos do WhatsApp e o SMS. Ambas as ferramentas podem ser ótimas aliadas para a organização da agenda. Por meio delas o consultório poderá tomar conhecimento de imprevistos relatados pelo paciente, remarcar consultas e reduzir os custos com lembretes físicos, telefonemas e o tempo gasto pela sua secretária.
Invista em tecnologias
As tecnologias vêm assumindo o protagonismo nas empresas. Afinal, auxiliam na otimização de todo o gerenciamento do negócio, trazendo facilidade às tarefas rotineiras. No que se refere aos agendamentos, a lógica não poderia ser diferente.
São inúmeras as ferramentas disponíveis para agilizar e ordenar os compromissos do consultório. . Investir em uma ferramenta que dê uma visão dos agendamentos como um todo e que torne mais seguros os registros dos pacientes é uma ótima forma de garantira estabilidade e a organização da agenda.
Gere relatórios sobre a rotina
Para organizar melhor os horários, incluir intervalos adequados de segurança e determinar o tempo das consultas, é importante conhecer a rotina do consultório. Saber quantos pacientes a clínica atende, qual é o tempo médio dos procedimentos e qual é a taxa de ausência, por exemplo, pode ser a chave para a eficaz organização dos compromissos.
Para tanto, é indispensável gerar relatórios que permitam levantar essas informações e ordenar a rotina da clínica de maneira mais vantajosa e satisfatória para clientes e colaboradores. Uma boa opção é adotar um software com agenda digital que facilite o processo de coleta de dados, uma vez que esse tipo de sistema emite relatórios automáticos a partir das informações registradas.
Conheça os pacientes
Conhecer as particularidades médicas dos pacientes que frequentam o consultório é, também, uma prática importante para organizar os agendamentos. Afinal, permite descobrir as necessidades particulares das pessoas para elaborar uma agenda equilibrada. Saber quais são os motivos da consulta e a gravidade do problema relatado, por exemplo, faz com que a reserva do tempo para o atendimento seja mais adequada e condizente com as necessidades do paciente.
Ofereça treinamentos aos funcionários
Treinar as equipes constantemente para lidar com a agenda do consultório é fundamental. Afinal, não é eficaz implementar ferramentas na empresa se os colaboradores não souberem manuseá-las ou como deve ocorrer a gestão dos compromissos. É importante orientar os funcionários de modo alinhar os setores.
O objetivo é fazer com que cuidem do gerenciamento dos horários, além de torná-los preparados para agilizar atendimentos e otimizar a rotina do consultório. A agenda é um dos principais instrumentos para a gestão da clínica. É nesse documento que os registros acerca dos compromissos da empresa ficarão concentrados. Por essa razão, é fundamental que permaneça ordenada para que a rotina de trabalho seja aproveitada da melhor forma.
Erros comuns ao organizar a agenda do consultório
Fazer a correta gestão para organizar a agenda do consultório é muito importante para a clínica e também para os pacientes. Isso evita alguns erros comuns que podem prejudicar a imagem do negócio com os consumidores desses serviços.
Falta de planejamento mensal
Não ter um planejamento bem estipulado para o período de 30 dias impossibilita todas as dicas apresentadas neste artigo. Tudo que envolve a rotina da clínica deve estar muito bem documentada com o máximo de antecedência.
Falta de compromisso
De nada adianta ter uma excelente organização de agenda, se ao colocá-la em prática os compromissos assumidos não forem cumpridos. Deve ser levado em prática as marcações, cumprimento de horários de cada consulta, bem como a pontualidade e profissionalismo.
Excesso de marcações
Como mencionado, ter muitas consultas em um mesmo dia pode gerar bons retornos financeiros. No entanto, ao longo do tempo os pacientes perceberão a falta de atenção e os atendimentos corridos. Assim, a clínica pode perder clientes por falta de eficiência. Organizar a agenda do consultório também é uma maneira de promover a produtividade das equipes, conseguir melhorar os processos internos e oferecer um atendimento de qualidade para os pacientes.
Com essas dicas, vai ficar muito mais fácil fazer a gestão da clínica e colocar em prática uma correta organização da agenda para consultórios. Para readaptar as atividades da empresa e melhorar os processos de clínicas e consultórios, o Doctor View pode ser um grande aliado, já que oferece recursos, soluções completas e bons conteúdos para ajudá-lo.
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