Dados, informações, estoque, produtos, fornecedores, controle de caixa… São apenas alguns tópicos fundamentais para os empreendimentos, independentemente do setor. Na área da saúde, por exemplo, o software para gerenciamento de clínicas é um importante auxiliar na tarefa de gestão.
Embora já venha sendo implementado por diversos estabelecimentos, um sistema de gestão continua sendo um diferencial para a organização interna do negócio. As vantagens proporcionadas por ele abrangem muito mais que apenas os processos e equipes de trabalho, mas também repercutem nos pacientes.
Pensando nisso, vamos abordar neste artigo os motivos para investir em um software, além de levantarmos dicas valiosas para realizar a melhor escolha do sistema. Confira!
Saiba o que é um software para gerenciamento de clínicas
No início do texto, citamos alguns aspectos relacionados com o gerenciamento de um negócio. No casos das clínicas, é necessário, basicamente, cadastrar pacientes e produtos, fazer controle de estoque, acompanhar o fluxo de caixa e, principalmente, viabilizar o agendamento de consultas.
Fazer isso manualmente seria extremamente trabalhoso, tomando muito tempo dos funcionários e, ainda, estando sujeito a falhas humanas. Portanto o sistema de gestão entra no cenário com o intuito de automatizar tarefas, garantindo maior praticidade e agilidade em solucionar necessidades cotidianas da clínica.
De fato, a automatização é o ponto-chave ao se utilizar um software para gerenciamento de clínicas. Porém não é o único objetivo. Além dele, a integração de informações é uma das características do sistema. Isso proporciona maior acessibilidade aos dados, que estarão concentrados em um mesmo local e com maior facilidade na busca.
Por fim, há um grande destaque ao se optar pelo software: a segurança da informação. Imagine como seria arquivar prontuários de papel. Além de possíveis perdas, estariam todos sujeitos à deterioração e à ação do tempo.
O exemplo dado aborda as fichas dos pacientes, mas, ao ampliar para demais documentos importantes, podemos compreender a necessidade e integrar tudo em um mesmo local e de forma segura.
Entenda como ele auxilia na rotina da clínica
No tópico acima mencionamos algumas características associadas a um software de gestão. Agora, vamos esclarecer quais são os efeitos das ferramentas na experiência diária do local.
Ao automatizar os processos, é possível analisar pelos dois lados da situação: aquele que se refere ao software em si e, por outro lado, o impacto disso para os colaboradores. Quando você libera um profissional de realizar uma tarefa que pode ser automatizada, você direciona a atenção dele para atividades que fato requerem o domínio e inteligência humana para execução.
Analisando os processos em si, a automatização deles causa uma série de otimizações para a clínica. O armazenamento de informações, muitas vezes, utiliza o recurso de salvamento em nuvem. Assim, o acesso aos dados pode ser feito por qualquer pessoa que tenha isso permitido.
Além disso, é preciso reforçar a segurança envolvida ao software. Os dados são mantidos seguros por meio de parâmetros pré-estabelecidos e implementados pelos desenvolvedores. Mesmo que haja alguma eventualidade, a realização de backups periódicos minimizam os possíveis prejuízos.
A maior agilidade nos processos também acelera as atividades da clínica. Com a fluidez decorrente da implementação do sistema, podem ser observados impactos até mesmo no fluxo de pacientes, por meio da potencialização da qualidade e de quantidade de atendimentos.
Descubra quais são as vantagens da ferramenta
Até então buscamos abordar de maneira ampla sobre os impactos de um software para a clínica. Agora, vamos comentar sobre recursos específicos que são interessantes de observar em um sistema. Veja!
Agendamento de consultas
O agendamento de consultas é muito otimizado quando feito por meio de um software. Utilizar agendas de papel para marcações já é algo obsoleto e submetido às limitações, como possíveis perdas e danos, além da baixa praticidade para a secretária e paciente.
A fim de reforçar a agilidade, o software ainda possibilita a confirmação das consultas agendadas, seja por meio de SMS ou até mesmo utilizando o Whatsapp, um aplicativo de mensagens instantâneas de uso amplamente difundido.
Prontuário eletrônico
O prontuário eletrônico é um item básico que um software deve oferecer. Porém alguns recursos podem ser associados para otimizar a atuação deste prontuário. O primeiro deles é permitir a personalização, deixando que o profissional eleja quais são os itens essenciais para sua atuação.
Além disso, sabemos que em uma consulta o paciente pode estar munido por exames, sendo necessário arquivar determinada imagem. Consequentemente, é interessante um software que permita tal documentação e acesso posterior a ela.
Gestão financeira
Além dos processos relacionados diretamente com o paciente, é de suma importância que os gestores estejam atentos com o controle de fluxo de caixa. Saber quanto entrou de capital e quais foram os gastos auxilia a determinar como está a saúde financeira do negócio, possibilitando, ainda, certa previsibilidade em relação ao balanço final do mês e uma melhor tomada de decisões diante disso.
Relacionamento com o paciente
A interação entre paciente e clínica não é exclusiva ao dia da consulta. Antes mesmo de ela acontecer, é recomendado enviar lembretes para os usuários e, mesmo depois dela, é interessante que a clínica mantenha contato com o paciente com o intuito de assegurar a fidelização. A fim de permitir tudo isso, o software deve, sobretudo, armazenar dados de contato e viabilizar a interação entre as partes envolvidas.
Aprenda a fazer a melhor escolha
Embora tenhamos citado alguns aspectos importantes de serem observados no sistema de gestão, é preciso ter alguns cuidados no momento da escolha. Busque por um software que possibilite a personalização, de modo a se adaptar ao seu negócio e às evoluções ao longo do tempo.
Priorize aqueles que facilitem o processo de migração e implementação, seja por meio do suporte, seja por meio de treinamentos. Seguindo nessa linha, embora os treinamentos sejam essenciais, busque por um sistema com layout e ferramentas intuitivas, com poucos fatores dificultadores.
Não se esqueça de que um software para gerenciamento de clínicas é um recurso que pode tanto cumprir com processos básicos como potencializar o sucesso do negócio, sendo essencial para o empreendimento. Escolha aquele que mais atenda às necessidades do local e que transmita a confiança que você busca ao optar em tê-lo como parceiro na caminhada rumo aos bons desempenhos da clínica.
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