De repente, você que é médico se vê realizando o sonho de abrir o próprio consultório, independentemente de continuar ou não trabalhando em outras clínicas ou hospitais. Esse sonho, no entanto, pode se transformar em pesadelo se você não tiver conhecimento sobre gestão de clínicas e gestão de consultório médico.
Este conhecimento permite ao profissional lidar com as dificuldades e desafios da rotina de trabalho, especialmente com relação ao planejamento, organização, atendimento administrativo e gestão financeira do seu negócio. Os resultados de um bom gerenciamento são maior produtividade, qualidade nos serviços, um aumento na fidelização de pacientes e, consequentemente, dos lucros.
Pensando nisso, separamos algumas dicas de gestão para clínicas e consultórios médicos que podem ser úteis tanto para quem está começando quanto para aqueles que já consolidaram seus empreendimentos de saúde. Acompanhe!
Divulgue muito, mas com consciência
Ao falar em gestão de qualquer tipo de negócio, a divulgação é um dos principais aspectos. É ela que vai trazer novos pacientes e conquistar de uma vez por todas aqueles que já são. E extremamente importante que os médicos invistam em campanhas de marketing — especialmente usando a internet, que tem um potencial de comunicação tão interessante.
No entanto, não se pode esquecer de observar o que o código de ética diz a respeito disso. Não se pode, em hipótese alguma, causar qualquer constrangimento para o paciente ou mesmo lançar mão do sensacionalismo para chamar a atenção. Portanto, sempre tenha esse cuidado antes de fazer qualquer divulgação.
Faça um controle eficiente dos prontuários eletrônicos
Essa é uma grande ferramenta para os médicos que administram seus consultórios, pois torna tudo mais prático. Em apenas alguns cliques, você tem acesso ao histórico do paciente, quais remédios ele já tomou, possíveis intolerâncias, tratamentos que não funcionaram e todos os outros dados necessários. E o melhor: pode ter tudo isso no seu celular ou tablet.
O software Doctor View conta com esse recurso que, além de facilitar a rotina, ajuda a otimizar o espaço, pois não serão mais necessários aqueles arquivos imensos para guardar prontuários em papel. Não deixe de conhecer!
Invista no atendimento multicanal
O atendimento por telefone em uma clínica é muito importante, pois permite que o paciente se informe sobre os serviços oferecidos, horário de funcionamento, se o convênio médico que ele tem é atendido e marcar as consultas. Como é praticamente impossível para o médico realizar as consultas e ainda cuidar dos atendimentos ao telefone, contratar uma secretária é uma medida fundamental.
Além disso, abrir a possibilidade para contatos e agendamentos via aplicativo e e-mail, facilita o acesso do paciente ao consultório, sendo uma estratégia interessante para diversificar o atendimento.
Tenha controle sobre as finanças
Tudo que diz respeito aos gastos e receita deve ser controlado. Caso contrário, você pode, por exemplo, reduzir a margem de lucratividade sem nem saber o porquê. Para evitar esse tipo de problema, dê atenção especial aos recibos do pagamento das consultas e do que você paga aos seus fornecedores.
Use a internet a seu favor
Torne virtuais todas às operações que forem possíveis. Atualmente, existem muitos aplicativos que facilitam a relação entre médicos e pacientes. É muito mais prático e eficiente armazenar informações utilizando bancos de dados online.
Utilize um sistema próprio para clínicas e consultórios
Uma clínica médica organizada é requisito essencial para oferecer aos pacientes um atendimento de qualidade. O mercado de saúde se encontra altamente competitivo, razão pela qual aqueles que conseguem fazer mais e melhor em menos tempo se destacam dos demais.
Desta maneira, além de criar fluxos de trabalho e padronizar tarefas, o uso de softwares específicos para clínicas e consultórios pode ser a melhor saída para o controle e organização da clínica. Conciliar um sistema médico informatizado com a divisão de tarefas e rotinas entre a equipe vai trazer eficiência, sinônimo de qualidade e profissionalismo na gestão.
Estabeleça metas
Assim como qualquer outro negócio, uma clínica ou consultório médico precisa estabelecer suas metas periódicas. Mesmo que você adote um excelente sistema para gestão e processamento de informações, estes dados não terão nenhum sentido se não estiverem alinhados com uma boa estratégia de negócio.
Uma gestão eficaz está atrelada ao estabelecimento de objetivos e metas, com a estipulação de tarefas que permitam alcançar os resultados desejados. A recomendação é que o consultório monte um planejamento anual, estabelecendo metas mensais que devem ser compartilhadas com toda a equipe.
Reuniões mensais de alinhamento também são importantes, já que elas permitem o compartilhamento do andamento das metas e podem ser aplicadas com o objetivo de motivar os colaboradores a trabalharem juntos para atingir as suas metas.
O administrador da clínica médica, portanto, deve ter em mente a relevância das metas para o crescimento do consultório — sempre levando em consideração a integração e motivação dos profissionais que atuam no negócio, focando assim em um atendimento de qualidade, já que os pacientes são os principais responsáveis pela conquista de bons resultados.
Não misture as contas pessoais com despesas da clínica
É imprescindível acompanhar de perto todas as entradas e saídas de recursos financeiros no negócio. O controle do fluxo de caixa é fundamental para que você conheça a situação financeira da clínica, podendo estabelecer estratégias e medidas preventivas visando melhorar os resultados.
Além disso, é importante que o profissional esteja ciente de que as contas pessoais não devem se misturar com as contas do negócio. Muito embora a tendência seja que isso aconteça, este tipo de prática dificulta o reconhecimento de possíveis dificuldades financeiras, podendo causar prejuízos no planejamento e na gestão eficiente da clínica.
Ofereça um diferencial
O que o seu consultório pode oferecer que os outros não oferecem? Talvez enviar aos pacientes um material em linguagem simplificada sobre o medicamento que ele vai utilizar ou sobre a doença com a qual foi diagnosticado? Este é apenas um exemplo para mostrar que é importante buscar formas de se destacar.
Como você pode ver, uma gestão eficiente exige conhecimento especializado, o uso de ferramentas específicas e a adoção de boas práticas de gestão. Você não precisa ser um administrador de empresas para gerir o seu consultório, mas deve conhecer os princípios e cuidados básicos para alcançar resultados eficazes.
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