A organização da clínica pode ser sinônimo de sucesso no que diz respeito a garantia de um atendimento de qualidade e a fidelização de pacientes. Isso porque, apesar dos clientes buscarem o consultório por indicação ou pelos profissionais que nele trabalham, a distribuição metódica do estabelecimento interfere diretamente na percepção do público sobre a eficiência dos serviços. Nesse sentido, o software médico constitui um grande aliado para a ordenação a clínica.
Tendo em vista que para se desenvolver no mercado a empresa precisa transmitir credibilidade e segurança aos pacientes, elencamos alguns esclarecimentos sobre a organização no consultório. Além disso, separamos dicas para que você saiba como garantir um ambiente eficiente e bem estruturado. Confira!
Como deve ser a organização em uma clínica médica?
Quando o assunto é organização na clínica inúmeras interpretações podem ser extraídas. Isso porque o termo está relacionado a aspectos tanto físicos quanto comportamentais do estabelecimento. Ambas as abordagens, entretanto, têm relação direta com a oferta de um atendimento de qualidade e, portanto, com a satisfação do cliente.
Por esse motivo, a organização deve ser avaliada sob uma ampla perspectiva. O ambiente físico do consultório, por exemplo, pode transmitir ao cliente sensações visuais importantes sobre a credibilidade da empresa.
É fácil perceber como espaços sujos, com papéis desorganizados ou com móveis mal distribuídos geram desconforto e sensação de desleixo. Por outro lado, a despreparação da equipe, a demora para realizar cadastros ou a má distribuição de tarefas entre os funcionários também podem afetar o bem-estar do paciente.
Para oferecer uma experiência positiva ao cliente, nesse sentido, o gestor deve sempre estar atento a otimização dos processos, ao aprimoramento do atendimento e a eficiência dos serviços.
Qual a importância da organização?
Quando a empresa zela pela organização, inúmeros benefícios são agregados. Isso porque a clínica, a partir do momento que cultiva um ambiente metodicamente distribuído, consegue construir diante do cliente uma imagem profissional e séria.
Dessa forma, o paciente passa a ter mais confiança no serviço oferecido, podendo vir a ser um promotor da marca. É claro que o caminho até a fidelização do cliente exige, além de ajustes na gestão, o esforço e a dedicação de toda a equipe.
Entretanto, propor-se a adaptar estratégias e zelar por um ambiente organizado será a chave para o sucesso do negócio. Dentre as vantagens que a ordenação do consultório pode trazer estão:
- o alinhamento da equipe;
- a padronização das atividades;
- otimização do tempo de atendimento;
- a redução de custos por erros.
Como organizar a clínica de maneira adequada?
O primeiro passo a ser dado para organizar o consultório é mapear todos os processos, verificando as principais falhas e também as etapas que mais consomem tempo e recursos da empresa.
Após levantar essas informações, é preciso pensar em mudanças estruturais para reordenar as atividades e explorar todo o potencial do negócio. No atendimento, por exemplo, é indispensável analisar o percurso do cliente na clínica desde o primeiro contato.
O inadequado acompanhamento do paciente após a consulta e o armazenamento inseguro de seus documentos indicarão a necessidade de adotar software médico que automatize o agendamento e torne seguras as informações.
Da mesma maneira, é importante avaliar o desempenho de outros setores. Vale lembrar que para ficar bem inserido no mercado de trabalho, os responsáveis pela clínica ou consultório precisam estar atentos às características e aos interesses do seu público.
Isso significa que, sempre que possível, os profissionais devem aperfeiçoar a organização do estabelecimento, capacitar ainda mais seus funcionários e acatar possíveis feedbacks dos pacientes.
Por que informatizar os processos é importante?
Primeiramente, é preciso estar ciente de que se a informatização não for levada em consideração, a clínica concorrente o fará. Muito mais do que avaliar as falhas, é preciso implantar mudanças estruturais positivas e que contribuam para a organização do negócio.
Nesse sentido, é crucial escolher um software que de fato cumpra as necessidades da empresa, seja ágil e de fácil utilização e manutenção.
Além da redução dos custos por erros e da amenização do tempo utilizado para realizar cadastros, a informatização dos processos traz diversos outros benefícios. Confira alguns deles!
Documentação fotográfica
Há softwares de gestão para consultório que contam com funções avançadas que permitem, por exemplo, que os procedimentos aos quais o paciente será submetido possa ser documentado por meio de fotos.
Isso, sem dúvidas, auxilia no adequado acompanhamento do desempenho do cliente e facilita a percepção do médico acerca do trabalho realizado com o paciente.
Segurança das informações
Os softwares disponíveis no mercado também são mais seguros, o que transmite ainda mais confiabilidade para o cliente.
O armazenamento nas nuvens, por exemplo, além de eliminar a papelada, conta com backup automático. Dessa forma, o sistema dispensa a atualização constante dos dados e elimina a insegurança acerca da perda de informações importantes sobre o cliente.
Além disso, adotar o software torna o acesso a documentos mais ágil e prático, uma vez que ficam salvos online e podem ser acessados por qualquer computador.
Atendimento facilitado
Quando a clínica ou o consultório conta com um software para gerenciamento, a interação entre colaboradores e clientes ocorre de maneira muito mais ágil. O agendamento online, por exemplo, além de ser confortável para o cliente, otimiza o tempo da recepcionista.
Essa ferramenta torna possível reduzir o período gasto com atividades manuais e dar maior atenção a estratégias importantes para a clínica. A informatização dos processos também permite que o paciente fique menos tempo realizando cadastros.
Prontuário eletrônico
A agilidade para a obtenção do diagnóstico médico, sem dúvidas, contribui para a satisfação do cliente. Muitas clínicas, por esse motivo, já implementaram o prontuário eletrônico.
Além de agilizar as buscas pelo documento quando o médico precisa tê-lo em mãos, o prontuário disponível no sistema reduz gastos com impressão de documentos, uma vez que esses podem ser enviados on-line.
Isso confere maior credibilidade para a clínica e, por consequência, o aumento do público interessado pelos serviços que o negócio oferece.
Como escolher um bom software de gestão?
Atualizações online e o uso de bons softwares de gerenciamento já fazem parte da rotina de clínicas e consultórios conceituados.
Isso porque a adoção de ferramentas tecnológicas traz inúmeros benefícios: reduz erros, facilita o diagnóstico dos pacientes pelos médicos e otimiza o processo de tratamento e cura.
É necessário, entretanto, saber escolher o sistema de gestão mais adequado para a necessidade do estabelecimento médico. Confira alguns elementos que você deve levar em consideração para optar pela melhor solução para a sua empresa!
Ferramentas e utilidades
Uma dica para escolher o melhor software de gestão para o seu negócio é avaliar as ferramentas e as utilidades que ela disponibilizará. Isso porque nem toda funcionalidade é a adequada para suprir as necessidades da clínica.
Além disso, problemas diversos têm peculiaridades que exigem soluções específicas. Nesse sentido, o mapeamento dos processos auxiliará de maneira significativa na identificação das melhores soluções para os impasses internos.
Manutenção e atendimento
Avaliar o atendimento da empresa que disponibilizará o software é de extrema importância. Isso porque inúmeras dúvidas podem surgir a partir da implementação do sistema.
Por esse motivo, é necessário que a instituição ofereça suporte robusto e esteja disponível para atender às necessidades do negócio em tudo o que estiver relacionado às operações.
Da mesma maneira, é importante certificar se o fornecedor é presente para a manutenção do software. Vale lembrar que a constante atualização da ferramenta é fundamental para que ela se adapte, cada vez mais, às demandas da clínica.
Reconhecimento no mercado
Para que organização seja, de fato, sinônimo de sucesso, é importante buscar o fornecimento de softwares que sejam reconhecidos como eficientes no mercado.
Vale, nesse sentido, observar as soluções que outras empresas adotam e fazer um comparativo com as necessidades da clínica. Pesquisar sobre própria fornecedora é, da mesma forma, uma maneira de tomar uma decisão mais acertada.
Afinal, a satisfação dos clientes que já contrataram com ela é um bom indício de que a instituição fornece um atendimento de qualidade e um suporte adequado para a manutenção do sistema.
Integração entre setores
O software médico escolhido deve, além de resolver problemas internos específicos, facilitar o fluxo de dados e a integração entre os setores. Isso porque o alinhamento e a padronização das atividades contribui para a organização da clínica.
Ao integrar tarefas, os colaboradores trabalharão de maneira mais coerente, permitindo tomadas de decisão mais corretas. Dessa forma, verifique se o sistema oferecido contribui para a gestão do consultório como um todo.
O alinhamento dos colaboradores e a padronização dos processos, além de atribuir ao paciente sentimento de segurança e confiabilidade, viabiliza a oferta de um bom atendimento. Nesse sentido, é possível concluir que a organização do consultório interfere de maneira significativa na credibilidade da clínica no mercado.
Para que a ordenação dos processos seja sinônimo de sucesso, entretanto, é necessário modificar estruturas falhas. Nesse contexto, contar com um software médico é de fundamental importância para automatizar processos, otimizar o tempo dos colaboradores e integrar informações entre os setores de maneira segura.
E então? Gostou das nossas dicas? Para saber mais sobre softwares de gestão médica e verificar as possibilidades para a sua clínica, entre em contato com a nossa equipe!