Ao entrar no mercado de trabalho, um profissional médico se depara com diferentes caminhos possíveis. Um deles é montar o próprio consultório, o que pode representar um desafio ao exigir conhecimentos de gestão.
De fato, nem sempre é uma tarefa fácil, mas é essencial contar com o suporte necessário para desempenhar um bom papel nas duas funções. Para isso, um software médico é indispensável, pois apresenta recursos capazes de beneficiar os mais diversos processos de um consultório.
Ao investir em um negócio, o retorno financeiro deve ser viável para que todo o investimento valha a pena. Sendo assim, que tal descobrir como um sistema de gerenciamento auxilia a organizar as finanças? Continue a leitura!
A importância de organizar as finanças
A rotina de um consultório é marcada por diversos processos, os quais envolvem a entrada e a saída de dinheiro. Pensando, a princípio, nas consultas, a cada procedimento realizado, há determinado pagamento, bem como o gasto de recursos.
É fundamental, então, fazer o balanço entre o que entra e o que sai para que o estabelecimento continue sustentável. É um erro muito grande por parte dos médicos não realizar tal acompanhamento e, ainda que isso não queira dizer necessariamente um prejuízo imediato, em longo prazo, pode custar o preço do negócio.
Além disso, a organização de finanças exige muito mais que fazer o balanço de entradas e gastos. Por meio da gestão, é possível fazer uma análise crítica de cada processo, ou seja, identificar gastos que podem ser reduzidos e lucros que podem ser aumentados.
Nessa perspectiva, é importante contar com métricas capazes de abranger desde a quantidade de consultas realizadas até as finanças específicas de cada uma. Um déficit no orçamento não vem apenas por meio de gastos excessivos, mas envolve, por exemplo, consultas canceladas e horários ociosos.
Viu só como a organização de finanças vai muito além de valores? Na verdade, exige uma integração efetiva de diferentes processos da clínica, seja no agendamento de consultas, seja no controle de estoque, seja no fluxo de caixa.
A contribuição de um software para a organização
Pensando nos diversos setores envolvidos no faturamento de um consultório, o software médico deve atuar de maneira abrangente, a fim de facilitar os processos em cada um deles. Veja, a seguir, algumas ferramentas!
Controle de estoque
Quando se trata de procedimentos de saúde, existe uma série de materiais indispensáveis para a realização. Imagine o tamanho do impacto diário se um produto simples, como uma agulha, esgotar no estoque.
Por esse motivo, é tão importante fazer o controle de estoque. Embora a falta de um instrumento seja crucial para o prejuízo, o excesso de um produto também pode ser prejudicial, principalmente por correr o risco de ultrapassar o prazo de validade.
Diante dos diferentes cenários, o cadastro de produtos deve exigir um cuidado especial, ainda mais focado no âmbito de quantidades. Mas não são apenas os produtos, em si, que representam um motivo para atenção: os fornecedores também exigem registro.
Pensando no lado financeiro, é interessante fazer periodicamente uma pesquisa de preços, a fim de identificar os fornecedores que mais são adequados à realidade atual da clínica. Complementando, é fundamental fazer negociações de valores e quantidades, a fim de estabelecer a melhor parceria para ambos os lados.
Fluxo de caixa
Agora que já vimos uma maneira de controlar os gastos, vamos avaliar como é possível acompanhar o que entra de finanças. É ideal e desejado, por qualquer empreendedor, que o balanço final seja positivo.
Para alcançar tal objetivo, é de suma importância fazer um controle detalhado de receitas, ou seja, registrar devidamente cada despesa e cada lançamento. Por mais simples que pareça, centralizar os dados em um sistema é uma medida crucial para manter a organização.
Geração de relatórios
Reforçando o que foi dito, organizar as finanças não consiste apenas no registro de entradas e saídas. Por meio da geração de relatórios, é possível ter uma visão de como está o desempenho do consultório.
Nesses documentos, são mostradas métricas e gráficos, os quais retratam os resultados obtidos em determinado tempo. Analisar cada um deles e elaborar estratégias para crescimento ajuda a investir onde realmente requer maior atenção e, ainda, aperfeiçoa pontos que já apresentam destaque no consultório.
Os diferenciais do Doctor View
As ferramentas apresentadas acima são funções básicas que um sistema médico apresenta. No entanto, o software Doctor View vai além, acrescentando funções e aprimorando aquelas já mencionadas. Confira!
Envio de alertas
Lembra que falamos sobre o controle de estoque? Ao acrescer determinado item, além de catalogá-lo com um nome e um código, você também deve especificar a quantidade do produto adquirido e a data de validade dele.
No âmbito da quantidade, é possível estipular que, ao atingir determinado número mínimo, o sistema envie um lembrete capaz de alertar o gestor sobre a necessidade de repor o estoque, antes que o produto acabe.
Da mesma forma como indica o esgotamento do item, o software envia alertas ao detectar que está próximo do vencimento, a partir de uma quantidade de dias estipulada. São medidas simples, porém de grande contribuição para evitar o prejuízo.
Criação de orçamentos
Outra contribuição do Doctor View vai além do controle de fluxos. Na verdade, existe uma ferramenta voltada para gerir os orçamentos feitos, de modo que associa uma avaliação a determinado paciente.
Essa é uma maneira de resguardar ambas as partes sobre aquilo que foi combinado, sendo possível imprimir ou mesmo enviar por e-mail. Complementando, é possível acompanhar qual o status daquele orçamento, se ainda é válido, se foi aceito e se será preciso fazer maiores negociações.
Todo o documento pode ser padronizado de acordo com as especificidades do local, mas pode incluir custos de equipe, de materiais e de estabelecimento, além das formas de pagamento.
Viu só como o uso de um software médico contribui para o setor financeiro? Tão importante quanto dispor de um sistema é que ele apresente uma série de funções, de fato, viáveis para organizar as finanças. Para tanto, busque por funcionalidades que envolvam desde o estoque até a análise de métricas, como a identificação do impacto de pacientes faltantes no faturamento do local.
Agora, que tal adquirir um sistema completo para organização de finanças? Venha conhecer melhor as funcionalidades do Doctor View!