Olá, amigos! Eu sou a Dra. Suzan e fui convidada para falar com você sobre a minha experiência com faturamento em clínicas médicas. Sei bem que esse é o “calcanhar de Aquiles” de muitos profissionais da medicina, pois vivi isso na pele e demorei para conseguir ter expertise na área.
Quer saber quais são as minhas dicas para que não aconteçam erros no faturamento da sua clínica? Então é só acompanhar a leitura. Vamos lá?
Entenda sobre administração e termos técnicos
Eu sou médica formada pela Universidade Federal do Rio de Janeiro, e no decorrer da graduação me encantei pela cardiologia. Percebi que gostaria de me especializar nessa área e, então, logo após a formatura, iniciei uma especialização.
Após alguns anos trabalhando como plantonista em um hospital e prestando serviço para outros consultórios, consegui juntar uma boa verba e abrir a minha própria clínica, em Ipanema – RJ.
Foi aí que eu percebi que era uma excelente médica, mas precisava evoluir como empreendedora. A faculdade não havia me treinado para administrar um negócio! Eu não entendia praticamente nada sobre administração de empresas e termos técnicos de faturamento.
A solução para esse problema foi fazer minicursos pela internet, para que eu pudesse me alfabetizar nessa área. Aprendi muito sobre gestão estratégica de negócios e termos técnicos da administração de clínicas, como lote, e glosa, que diz respeito aos pagamentos que tiveram um problema.
Saiba como funcionam os diferentes tipos de pagamento
Quando eu era funcionária de hospitais e outras clínicas, não precisava me importar com a forma como os pacientes pagavam a conta. Eu era contratada de uma empresa e recebia pelos serviços que prestei durante o mês, no dia em que havia combinado.
Como dona da minha clínica, percebi que os pagamentos funcionam de forma diferente. Os valores pagos pelos pacientes que fazem consultas ou procedimentos particulares são injetados na hora no fluxo de caixa.
Porém, os atendimentos realizados via convênio de saúde podem demorar de 30 a 60 dias para serem pagos. Isso afeta muito a administração do negócio! No início eu me atrapalhava e cheguei a ter que tirar dinheiro da minha reserva pessoal para não atrasar as despesas da clínica!
Eu lançava todos os pagamentos na hora em que realizava o atendimento do paciente e isso fez o meu fluxo de caixa virar uma verdadeira bagunça.
Não deixe tudo para o fim do mês
Com base na minha própria experiência e com conversas que tive com colegas, tenho propriedade para falar que deixar tudo para o fim do mês é um dos piores erros que podem ser cometidos no faturamento em clínicas médicas!
No começo eu pensava que bastaria tirar um dia no fim de cada mês para apurar as guias e fazer os fechamentos e cobranças, mas não funciona assim. Já aconteceram imprevistos como um paciente passar mal e eu precisar acompanhar uma cirurgia bem no dia que havia reservado para a realização dessas atividades burocráticas, por exemplo.
Só quem é médico sabe como o nosso dia a dia é corrido e a responsabilidade que temos com nossas atividades, uma vez que lidamos com a vida das pessoas. Por isso, acumular trabalho burocrático nunca é uma boa pedida!
O que eu sugiro é que seja feito um relatório diário com todas as guias geradas, catalogando-as por convênios ou atendimento particular. Assim, no fim do mês, tudo estará organizado e você saberá exatamente quanto dinheiro o a sua clínica arrecadou no período decorrido.
Tenha uma equipe altamente qualificada
Para praticar um atendimento humanizado e conseguir fazer o faturamento de clínicas médicas com mais facilidade, você precisa ter uma boa equipe! Por isso, contrate recepcionistas, secretárias, técnicos em enfermagem e enfermeiros que sejam bem preparados e que possam auxiliá-lo a desenvolver o seu negócio com maestria.
Também não se esqueça de fornecer treinamentos adequados a todos eles! É preciso que todos saibam como preencher formulários e lidar com os softwares de gestão utilizados pela clínica de forma correta. Isso evita erros de faturamento que podem gerar glosas!
Dê uma atenção especial para a secretária
Todos os profissionais contratados para trabalhar com você devem ser competentes, mas a secretária é a que mais tem contato direto com a administração do negócio! É por isso que ela precisa ser uma pessoa de total confiança e que esteja preparada para organizar a agenda, separar guias, fazer o fluxo de caixa e ajudar a organizar o faturamento de forma atenciosa.
Logo que eu abri a clínica contratei a filha de um amigo dos meus pais, que estava buscando o primeiro emprego. A moça era muito querida, mas não tinha ainda a expertise necessária para essa função tão importante! Lembre-se de que você precisa de alguém que realmente contribua para a administração da clínica.
Foi por isso que precisei substituí-la por uma pessoa mais experiente. Hoje conto com o auxílio da Júlia, que além de ter feito o curso técnico de administração, também já havia atuado como secretária em outra clínica. Ela é muito competente e meu braço direito na parte administrativa do meu negócio.
Utilize um software de gestão
Todas as dicas que eu citei anteriormente são praticadas com mais facilidade se você tiver um bom software de gestão para o faturamento em clínicas médicas. Esse tipo de sistema garante que todos os valores sejam apurados corretamente, que o agendamento de consultas seja realizado sem erros e ainda gera outras vantagens, como o prontuário eletrônico dos pacientes.
A minha recomendação é o Doctor View! Até já testei outros programas, mas nenhum deles é tão completo quanto esse. Além disso, ele é muito intuitivo e prático! Consigo gerar relatórios e otimizar as atividades administrativas da minha clínica, podendo focar mais naquilo que mais gosto, que é atender bem os meus pacientes e vê-los mais saudáveis e felizes, com o auxílio do meu trabalho.
Espero que minhas dicas tenham sido úteis e que você possa fazer um bom faturamento em clínicas médicas colocando-as em prática!
A Dra. Suzan é uma personagem fictícia, mas sua história é baseada em relatos reais de nossos clientes. Solicite agora uma demonstração grátis do Doctor View e garanta mais praticidade também para a sua clínica!