Organizar seu consultório médico pode parecer simples, mas trata-se de uma tarefa um pouco complexa e trabalhosa, principalmente para médicos que pouco conhecem de gestão. Mesmo com poucos conhecimentos na área administrativa, o cirurgião plástico Henrique conseguiu fazer a automatização de processos de seu consultório e teve êxito em administrar sua clínica.

Para que você entenda melhor como era a gestão de Henrique em sua clínica antes de começar a usar a automatização de processos e como seu consultório foi transformado, a ponto de conseguir resultados extremamente satisfatórios para a gestão de seu negócio, separamos alguns tópicos contando melhor a história. Veja a seguir!

Como era o consultório de Henrique antes da automatização de processos

Henrique é um cirurgião plástico que resolveu montar sua própria clínica médica e, como a grande maioria dos médicos que resolvem se dedicar à sua própria empresa, o profissional apresentou algumas dificuldades no começo de sua gestão.

Os pontos principais da gerência de uma empresa que ele mais tinha dificuldade era entender a importância da automatização de processos e como organizar seu estabelecimento e a agenda de seu consultório.

Isso fez com que seu dia a dia no trabalho se tornasse menos produtivo, o que o obrigava a desempenhar sua função médica ao mesmo tempo que se dedicava à gestão do seu consultório. Por essa razão, a clínica começou a apresentar transtornos e demoras na execução de tarefas gestacionais básicas como:

  • cadastro de pacientes;
  • prontuário de pacientes;
  • controle dos retornos;
  • controle em seu estoque
  • controle das finanças.

Henrique não tinha mais o controle de sua gestão e estava extremamente preocupado com o futuro de sua clínica, pois, da maneira com que as coisas caminhavam, ele imaginava que em um curto espaço de tempo fosse obrigado a desistir do seu sonho.

Como Henrique percebeu que precisava automatizar seus processos

Para não correr o risco de ver sua empresa se afogar em problemas e fechar as portas, Henrique se viu obrigado a tomar uma atitude e começou a pensar em uma maneira simples de organizar suas pendências, modernizar seu consultório e agilizar todos seus processos da clínica.

Para isso, começou a pesquisar na internet sobre algo que facilitasse o convívio diário com sua gestão e descobriu que deveria automatizar os processos de seu empreendimento para otimizar o tempo e oferecer um melhor atendimento aos pacientes.

Então, o profissional se aprofundou nos estudos para entender como a automatização de processos é feita na prática e começou a dar seus primeiros passos para uma gestão mais eficiente.

Utilizando prontuários eletrônicos

Henrique deu início ao processo de automatização de seu consultório a partir de prontuários eletrônicos. Essa ferramenta estratégica permitiu que o cirurgião ganhasse tempo, pois não precisava mais preencher formulários e cadastros. Em conjunto, os pedidos para exames de laboratórios e o armazenamento de dados também seriam feitos de forma mais simples, facilitando a integração dos dados de seus pacientes.

Além de todas essas vantagens, Henrique descobriu que a otimização de processos também contava com alguns softwares que auxiliavam na hora de montar o histórico médico de cada paciente, o que fazia com que as consultas fossem mais personalizadas e ele conseguisse compreender cada paciente de forma mais clara e objetiva.

Utilizando software para organizar suas finanças

Henrique viu que organizar suas finanças manualmente requeria muito de seu tempo e para isso teria que contar com uma equipe especializada para desempenhar essa função. Além disso, todas as responsabilidades financeiras estavam ocupando o muito o tempo de Henrique, o que estava prejudicando seu desempenho clínico. Então, Henrique descobriu que a utilização de softwares era uma saída que demandava menos tempo e teria uma economia considerável.

Além disso, reduziria a porcentagem de erros, pois seres humanos estão sujeitos a erros, assim, Henrique se deu conta de que utilizar um software para organizar suas finanças era o modo mais seguro.

Dia a dia prático no trabalho

Com a automatização de processos em sua gestão clínica, Henrique percebeu que o dia a dia em sua clínica começou a fluir melhor e notou que as consultas ficaram mais calmas, organizadas e agradáveis. Como resultado, atuar como cirurgião plástico e fazer a gestão da sua clínica se tornou algo prazeroso e fácil de lidar.

Controlando as finanças de seu negócio

Henrique também conseguiu centralizar todos os documentos financeiros da empresa, obtendo maior controle de seus lucros e gastos necessários para manter seu negócio, proporcionando uma gestão financeira eficaz. Isso também permitiu ter um fluxo de caixa mais controlado, conseguindo prever quando seria necessário adquirir mais insumos ou o melhor momento para cortar gastos.

Reduzindo erros em sua gestão

Outro benefício que o profissional conseguiu com a automatização de processos em seu consultório foi a diminuição de erros na gestão, algo que apesar de ser comum para os humanos, não costuma acontecer com processos automatizados. Afinal, máquinas têm menos chances de falha, que quando acontecem demandam tempo e dinheiro para serem corrigidas. Além do mais, ao automatizar processos, Henrique pôde usar o seu tempo livre para se dedicar mais aos seus pacientes e oferecer consultas cada vez melhores e personalizadas.

Isso fez com que a reputação ficasse ainda melhor entre seus pacientes em potencial, que começaram a ouvir as avaliações positivas do profissional, o que acabou por atrair ainda mais pessoas para a sua clínica médica.

Avaliando consultas e estimulando recomendações

Por conseguir ter acesso às avaliações dos pacientes atendidos em seu consultório, Henrique consegue fazer uma análise dos pontos positivos e negativos e o que pode ser melhorado dentro do seu consultório.

Henrique notou que a automatização de processos foi fundamental para garantir o bom desempenho em todas as áreas de sua clínica médica não somente em questões de atendimento, mas também de corte de gastos, investimentos necessários, compra de insumos médicos e questões que devem ser melhoradas de acordo com a avaliação dos seus pacientes.

Se você, assim como Henrique, precisa de uma automatização de processos bem executada para seu consultório médico, entre em contato com a Doctor View e descubra tudo o que temos a oferecer para a sua clínica!