A automação de processos tem sido cada vez mais utilizada por estabelecimentos que buscam soluções para o bom gerenciamento do negócio e para o atendimento de qualidade ao paciente. Isso porque a utilização de agendas, guias e prontuários na forma física já não supre as demandas dos consultórios médicos.

Além de ocupar espaço na clínica, os métodos tradicionais de gestão pouco auxiliam e, facilmente, podem tornar a rotina caótica. Pensando na importância do processo de automatização para a reorganização das clínicas, elencamos alguns esclarecimentos sobre o assunto. Não deixe de conferir!

O que é a automação de processos nas clínicas?

A automação de processos é o procedimento pelo qual a clínica substitui tarefas manuais buscando, por meio da implementação de equipamentos tecnológicos, torná-las autônomas ou mais simples de executar. A ideia central é racionalizar e otimizar as atividades que impulsionam a organização.

Dessa forma, é possível amenizar significativamente o tempo dedicado para determinadas atividades, reduzir custos e agilizar a rotina da clínica sem perder em qualidade e satisfação.

Com isso, torna-se desnecessária a intervenção humana para certas funções, os funcionários podem depositar suas energias em questões de maior complexidade, focar nas estratégias do negócio e na fidelização dos clientes.

Quais são os benefícios da automação?

Centralização e gerenciamento de informações

Um dos maiores benefícios da automação é a viabilidade da centralização de informações importantes para a gestão do negócio. Isso possibilita um melhor gerenciamento sobre a clínica e, sem dúvidas, uma avaliação mais ponderada sobre a dinâmica da empresa.

Com dados concentrados em um único sistema, será possível traçar estratégias e ter maior controle sobre a saúde financeira do empreendimento.

Interação com o público

Ferramentas de softwares de gestão podem melhorar a interação com o paciente de duas formas. A primeira delas é por meio da possibilidade de atendê-lo de maneira mais atenciosa, uma vez que atividades meramente administrativas serão automatizadas e não demandaram tempo do colaborador.

Já a segunda maneira é com a viabilização da interação com o cliente de qualquer lugar, o que atribui conforto ao atendimento. A exemplo disso estão os prontuários eletrônicos e os agendamentos de consulta online.

Produtividade da equipe e segurança dos dados

O armazenamento de fichas e de papéis é pouco seguro, pois os documentos físicos podem ser facilmente danificados pela luz, poeira ou umidade. A automação, nesse sentido, aparece como solução para a garantia da integridade, confidencialidade e inviolabilidade dos dados.

A implementação de ferramentas de gestão também auxilia na produtividade da equipe. Ao otimizar e racionalizar atividades laborais, a rotina se torna mais organizada e assim é possível notar melhora no desempenho dos setores.

Controle sobre a gestão financeira da clínica

A implementação de softwares de gestão que centralizam dados financeiros permite que o gestor tenha maior controle sobre as receitas e as despesas da clínica. Isso porque a unificação de informações proporciona acessibilidade da consulta de dados relevantes.

Dessa forma, consegue-se avaliar com maior clareza as possibilidades de investimento, perceber quais são os gastos desnecessários na empresa e melhorar a saúde financeira da organização.

Incidência de erros reduzida

A ação humana, por sua natureza, está sujeita a equívocos. Entretanto, a frequência com que esses deslizes ocorrem pode custar caro para uma clínica médica, uma vez que falhas administrativas demandam recursos financeiros e humanos para a sua correção.

Quando algumas atividades são automatizadas, entretanto, há redução dos erros. Isso proporciona maior legitimidade e confiabilidade dos dados, além de otimizar o orçamento da clínica.

Como introduzir a automação de processos na clínica?

Escolha um software completo para a gestão do sistema

A automatização na clínica deve ser abrangente, ou seja, atingir todos os setores e frentes administrativas do negócio, visto que cada departamento tem sua parcela de responsabilidade no sucesso e no bom funcionamento da empresa. Por esse motivo, focar nas medidas de otimização de processos em apenas um deles não trará resultados efetivos.

Dessa forma, avalie as opções de softwares de gestão médica e opte pela mais completa e integradora, de acordo com as necessidades do negócio. Além de ágeis, as atividades produtivas devem estar alinhadas entre si.

Treine a sua equipe

Treinar a equipe é fundamental para que a clínica atinja os resultados esperados. Afinal, a automação de atividades só será eficaz se todos os colaboradores envolvidos tiverem familiaridade no manuseio das ferramentas.

Por esse motivo, oriente-os com frequência para que, aos poucos, a produtividade da equipe aumente.

Designe um grupo responsável pelo projeto

A implementação de um projeto de automação exige disciplina. Por isso, é importante que o gestor saiba descentralizar as decisões e encorajar uma equipe multidisciplinar competente para acompanhar passo a passo a automatização da clínica.

O grupo ficará encarregado de realizar testes e garantir que a mudança ocorra de maneira gradual, sem tornar caótica a rotina diária do consultório. No início, é comum que os funcionários não saibam lidar corretamente com as ferramentas.

Faça um levantamento dos requisitos necessários para a clínica

É importante que antes de iniciar a automatização de processos, seja feito um levantamento detalhado sobre a estrutura já consolidada na clínica. Dessa forma, será possível perceber quais são as necessidades do negócio e substituir as tarefas manuais na medida certa, sem gastos desnecessários com equipamentos.

Vale ressaltar que a automatização deve ser ampla, uma vez que cada setor tem sua parcela de contribuição no bom funcionamento da instituição.

Os avanços tecnológicos possibilitaram às empresas a racionalização das atividades por meio da substituição de tarefas manuais. Além de otimizar a rotina, houve o ganho em produtividade e destaque no mercado.

As organizações, nesse contexto, cada vez mais notam a importância de se adaptar a essas tendências para não perder a preferência do consumidor e para manter a saúde do negócio. Para colocar em prática a automação de processos, entretanto, é fundamental verificar as necessidades de cada consultório e fazer um planejamento para que a implementação seja eficaz.

E então? Gostou das nossas dicas? Para saber mais sobre o assunto e verificar as possibilidades de automação para a sua clínica, entre em contato com a equipe da Doctor View!