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Veja 7 dicas para reduzir as faltas de pacientes em consultas

Reduzir as faltas de pacientes é um dos maiores desafios enfrentados pelos consultórios médicos. Os buracos na agenda devido às ausências prejudicam a boa utilização do tempo dos profissionais e afetam a saúde financeira das clínicas.

Portanto, para otimizar recursos como tempo e dinheiro, é necessário que a empresa busque mecanismos para amenizar desistências e atrasos frequentes em consultas médicas.

Com o intuito de ajudar os gestores nessa tarefa, elencamos sete dicas para estabelecer compromissos firmes e sólidos com os pacientes. Não deixe de conferir!

1. Organize os agendamentos clínicos

Organizar os horários e os médicos responsáveis pelas consultas com o auxílio de um sistema pode auxiliar na identificação de buracos na agenda. Essa prática possibilita que os gestores tenham uma visão ampla sobre os fatores que levam à ausência.

Além disso, avaliar os períodos do dia mais desejados, verificar os clientes com maior nível de atraso e entender quais motivos levam à desistência facilitam a criação de políticas que visam amenizar falhas da clínica. Dessa forma, as medidas tomadas para a redução das faltas de pacientes serão tomadas com muito mais propriedade e eficiência.

2. Automatize os lembretes

Outra dica para reduzir atrasos e faltas é apostar em softwares que enviem lembretes automáticos aos pacientes via SMS ou e-mail. Na mensagem, será possível sugerir algumas ações para que o cliente chegue no horário previsto, como:

  • sair de casa com antecedência;
  • certificar-se da situação do trânsito no momento de ir à consulta;
  • verificar se marcou outros compromissos no horário ou pouco antes/depois para não ter problemas;
  • buscar as melhores rotas até o local do consultório.

Aliás, uma forma interessante de ajudá-lo é disponibilizar no site mapas com a localização da clínica e pontos de referência para que a viagem até o local seja tranquila. Indicar linhas de ônibus disponíveis até o local também pode ajudar quem depende do transporte público para se locomover.

3. Aposte nas novas tecnologias para se comunicar

Um dos motivos das ausências nas consultas é o esquecimento. Muitas vezes, pela indisponibilidade de horários na clínica, o retorno do paciente ocorre meses depois. Por conta desse longo período de espera, ele pode acabar não se dando conta do compromisso.

Hoje, entretanto, há várias tecnologias que facilitam o contato com o cliente. As ligações e os e-mails ainda são mecanismos muito utilizados, porém incertos quando se deseja uma confirmação imediata. O WhatsApp, nesse sentido, surge como um meio de comunicação rápido, prático e usado pela maioria das pessoas.

Apesar de ser novidade para grande parte das clínicas, inserir seu negócio no meio digital pode, além de facilitar a confirmação de consultas, proporcionar uma aproximação mais informal com os pacientes.

4. Estabeleça uma boa relação com o cliente

Manter uma relação saudável entre médico e paciente pode contribuir para a construção de uma confiança recíproca. Ao estabelecer laços sólidos, o cliente se sente mais acolhido pela clínica e desenvolve respeito pela empresa de maneira natural.

Dessa forma, ao atribuir maior responsabilidade aos compromissos que firmou com o profissional, o cliente se esforçará para não faltar às consultas. Entretanto, para que isso ocorra na prática, é importante que toda equipe esteja comprometida com um atendimento humanizado e crie uma cultura institucional.

Criar esse hábito pode ser mais fácil do que parece. Quando o médico sabe ouvir, respeitar e compreender as dores e necessidades dos pacientes, ele propicia conforto e bem-estar a quem está sendo atendido. Além de reduzir as faltas de pacientes, estará colocando em prática todos os preceitos humanos de sua profissão.

5. Reforce o elo de comprometimento

Outra forma de estabelecer elos de comprometimento é fazer com que o indivíduo se sinta parte do sucesso do negócio. Portanto, ao ligar ou enviar mensagens para relembrá-lo do que foi agendado, utilize frases como “posso contar com você amanhã?” ou ”contamos com a sua presença!”.

Esses termos podem soar como simples detalhes em um diálogo, porém criam um efeito psicológico que reforça a ideia de que a clínica estará esperando para atendê-lo e que confia que ele cumprirá com seus compromissos.

6. Informe previamente sobre a escassez de horários

Ao informar que a remarcação poderá ser demorada em casos de falta, o paciente fará o possível para aproveitar o horário que conseguiu. Situações de escassez de horários livres costumam impactar os clientes, tirando-os do conforto e da facilidade de poderem agendar consultas quando desejarem.

Sabe-se que os consultórios encontram grande dificuldade para encaixar horários e articular a disponibilidade dos profissionais. Entretanto, poucas clínicas demonstram essa dificuldade ao paciente.

Portanto, ao marcar ou desmarcar qualquer consulta, a secretária deve enfatizar a impossibilidade de atender a todos a qualquer momento.

Se informada de maneira respeitosa e educada, a pessoa interessada compreenderá a importância de honrar o compromisso com a clínica. Também estará mais atenta às situações em que não há motivo justificável para sua ausência nas consultas médicas.

7. Eduque o paciente

O não comparecimento dos pacientes nas consultas agendadas ocorre pelos mais diversos motivos, como falta de organização dos compromissos, imprevistos cotidianos e esquecimento.

Há, ainda, aqueles que não compreendem a importância do retorno médico e, por negligência, não vão à consulta. Nesses casos, a clínica pode atuar na conscientização do cliente, informando-o sobre a importância de seu comparecimento.

Durante os diálogos com o médico ou com a secretária e, diante de um diagnóstico, poderão ser reforçadas as ideias de que o tratamento só surtirá efeito se houver esforço por ambas as partes.

Ou seja, tanto o consultório quanto o paciente devem estar engajados. Por meio dos lembretes enviados, também poderá ser enfatizada a noção de que se trata de uma questão de vida e saúde.

Para que a clínica consiga reduzir as faltas de pacientes, deve levar em consideração suas razões de desistência e criar políticas que tenham por objetivo educar os clientes. Afinal, o comparecimento no consultório será sempre importante, tanto para eles quanto para a sustentabilidade do negócio.

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