Desde que comecei a trabalhar na clínica dermatológica na qual atuo, identifiquei que algumas tarefas poderiam ser melhoradas por meio de um software de gestão. Logo nos meus primeiros meses, havia extensas atividades manuais, as quais me demandavam tempo, além de oferecerem um risco muito maior de ocorrência de erros em minhas demandas.
No entanto, desde que a equipe optou por contratar uma ferramenta, muita coisa mudou. E é sobre isso que vou falar ao longo deste texto, ressaltando como era a minha rotina antes e o que melhorou após a implantação dessa solução. Continue comigo e descubra!
Entenda como era a minha rotina antes do software de gestão
No início, todo o meu trabalho era feito de forma manual. Assim que eu atendia a um paciente, precisava verificar na agenda daquele profissional requisitado quais eram os horários disponíveis, e, manualmente, marcava o melhor dia para aquela pessoa em questão. Além disso, todos os seus dados era eu quem preenchia em uma planilha, que estava em um processo bem desorganizado. As abas não estavam em ordem alfabética e nem toda a base de nossa clínica estava registrada.
Ter o conhecimento de quais pacientes faziam aniversário em determinada data? Até que eu conseguia levantar essa informação, mas demandava tempo — além, claro, da incerteza de que eu encontraria esses dados.
Desde que comecei a minha atuação nesse local, eu sempre quis que o meu trabalho fosse mais estratégico e também contribuísse para o crescimento da empresa. Mas a minha própria rotina impedia que eu tivesse essa oportunidade, uma vez que muitas atividades que eu executava facilmente poderiam ser automatizadas.
Como consequência, eu me deparava com a insatisfação de alguns médicos, justamente por não apresentar informações precisas ou, até mesmo, pela desorganização da agenda. Foi aí que busquei no mercado alternativas para suprir esse gargalo. Apresentei para a minha liderança todas as vantagens que aquilo traria para o consultório e fui atendida. Depois disso, tudo mudou — para muito melhor!
Saiba o que mudou depois que implementamos um software de gestão
Agora que você já entende o quão conturbada era a minha rotina antes de encontrarmos uma solução para a clínica, chegou o momento de eu contar o que mudou. O meu trabalho não apenas apresentou melhorias, mas também trouxe ganho a todos os profissionais do negócio. Veja!
Agenda rápida e intuitiva
Sempre que um paciente entrava em contato para marcar o horário com alguns de nossos profissionais, era necessário verificar em nossa planilha quais eram os horários disponíveis. Nem sempre ela estava atualizada, uma vez que, quando o médico saía para eventos fora do consultório, não havia nenhum tipo de recurso que bloqueasse e não marcasse nada para aquele dia. Imagine só a confusão que isso poderia provocar.
Hoje, por meio do software, temos acesso a uma agenda rápida e intuitiva, que oferece modernos recursos para qualquer um dos profissionais de nossa equipe. Além disso, percebi que houve uma redução significativa de pessoas que ligavam para confirmar os seus horários, pois elas recebem seus lembretes a partir do SMS.
Isso sem falar da comodidade de tê-la em nosso smartphone. Cada um pode verificar, de onde quer que esteja, quais são os seus compromissos para aquele dia, para aquela semana ou, até mesmo, para o mês.
Prontuário
Sempre que um paciente retornava à nossa clínica e o doutor solicitava os principais dados sobre ele, era um problemão! Principalmente se aquela pessoa tivesse se consultado há mais tempo. Em algumas situações, nem mesmo conseguíamos encontrar as principais informações sobre ele. Hoje, isso ficou, de fato, no passado. Todos os dados relevantes ficam registrados, além de haver a oportunidade de acessá-los de forma muito simplificada.
Além disso, para casos específicos de determinados pacientes, os profissionais conseguem até mesmo personalizá-los, o que atende a qualquer tipo de necessidade que surja no dia a dia.
Comunicação e relacionamento
Lembra que mencionei que era praticamente impossível ter dados de todos os pacientes para que mantivéssemos um bom relacionamento ao longo do tempo? Nem todos tinham a data de aniversário cadastrada ou um e-mail, por exemplo. Isso impedia que o relacionamento da clínica com a sua base fosse mais próximo. Sempre expliquei sobre a importância de enviar lembretes em ocasiões especiais, como datas sazonais.
Agora, essa possibilidade não só existe, mas também já faz parte de nossa realidade. Percebemos um carinho muito grande de todos que acreditam em nosso trabalho e que recebem algum tipo de conteúdo como esses em dias especiais, o que permite um contato próximo e ativo.
Além disso, como enviamos lembretes das consultas, observei que houve uma redução significativa de atrasos, o que contribui para a rotina de todos os profissionais envolvidos.
Acesso online
Alguns dos profissionais mais antigos aqui da clínica, por não conhecerem bem os benefícios que o software de gestão traria, ficaram preocupados com o entendimento da usabilidade e também sobre a forma como acessariam os dados. “Mas Fernanda, só você vai ter acesso a essas informações”, eu ouvia. Foi aí que eles se surpreenderam — o acesso é online para todos os profissionais, que podem verificar os principais dados por meio do tablet, do smartphone ou do computador.
O feedback que recebi? “Agora, nem preciso confirmar com você todos os dias sobre as principais tarefas e consultas do dia”. Isso sem falar que eles têm a possibilidade de consultar prontuários de qualquer lugar, bem como de verificar as fotos de pacientes com agilidade e de forma muito intuitiva.
E, claro, não posso deixar de destacar o quanto esse ambiente é seguro, criptografado e com dados armazenados em nuvem com uma infraestrutura impecável.
Ao longo deste texto, foi possível contar um pouquinho sobre como era a minha rotina antes de um software de gestão, além de explicar o que mudou ao longo dessa implantação. Conforme você pôde observar, adotar uma ferramenta como essa só tende a acrescentar para a sua clínica, trazendo facilidades para o relacionamento com os clientes, além de ganhos para a rotina dos profissionais envolvidos. Tudo isso de forma ágil e intuitiva, não é verdade?
Se você quiser entender um pouco mais sobre isso, entre em contato com o pessoal da Doctor View e descubra como ele poderá auxiliá-lo!