Gerir uma clínica ou consultório médico demanda planejamento e conhecimento qualificado sobre administração. Entretanto, muitos profissionais da área da saúde ainda têm dificuldade de aplicar boas práticas em seus consultórios. Por outro lado, mesmo sem conhecimento em gestão, o objetivo comum de todos os profissionais é aumentar o faturamento e crescer no seu mercado de atuação.
Para alcançar os objetivos de crescimento é imprescindível ter uma boa gestão administrativa e financeira do seu consultório. Contudo, como tornar isso possível? Será que é necessário contratar um gestor para a área? Ou existem dicas práticas para ajudar na organização das estratégias da clínica?
Neste artigo, elencamos algumas dicas essenciais que podem ajudar você a aumentar o faturamento do seu consultório médico. Acompanhe e descubra!
Dedique-se à gestão financeira do consultório
A gestão financeira é uma etapa importante em qualquer negócio, mesmo profissionais autônomos devem desenvolver boas práticas voltadas à administração das finanças profissionais. Conceitualmente, ela pode ser caracterizada como um conjunto de ações que são desenvolvidas com o propósito de controlar transações, recebimentos e gastos. Além de estar relacionada com o planejamento das finanças.
Toda clínica ou consultório médico deve ter uma boa administração dos seus recursos financeiros, contribuindo para o controle desses recursos, redução de gastos desnecessários e o aumento do faturamento mensal.
Não misture o dinheiro pessoal com o da clínica
Nesse contexto, a primeira dica quando se fala em gestão financeira do consultório é: separe o seu dinheiro pessoal do dinheiro do consultório. Os recursos não podem se confundir, pois quando isso acontece, geralmente, a empresa acaba por sair prejudicada.
Organize o seu fluxo de caixa
Ainda, outro fator relevante e que integra o rol de estratégias de gestão financeira do consultório é o controle do fluxo de caixa. É essencial saber o que entra e sai do caixa. Nesse sentido, mesmo os menores gastos devem ser registrados. Hoje, existem muitas ferramentas e sistemas que permitem esse controle de forma fácil, intuitiva e segura.
Com o fluxo de caixa controlado, você consegue entender a situação do caixa da sua clínica em tempo real, se preparando para o pagamento de despesas e tendo ciência antecipada das entradas, saídas e eventuais problemas que possam surgir a médio e longo prazo.
Conheça as regras tributárias e esteja ciente da sua importância
Outro ponto de atenção diz respeito ao recolhimento de tributos. Eles fazem parte das despesas do consultório médico e devem ser recolhidos de forma organizada e dentro dos prazos, evitando problemas futuros. Toda empresa tem obrigações tributárias que devem ser cumpridas, por isso, é essencial contar com o suporte de um profissional especializado. Ele poderá orientar e auxiliar em processos mais complexos.
Além do suporte do contador, é recomendado investir em um planejamento tributário com profissionais da área, eles terão condições de avaliar as particularidades da sua clínica, otimizando as obrigações e ajudando a economizar na hora de recolher os seus tributos. Tanto a gestão financeira quanto tributária podem ser controladas por meio de softwares específicos, que ofereçam recursos voltados para a organização do dinheiro e do fluxo de caixa. Adiante falaremos mais a respeito disso.
Tenha um bom plano financeiro
O planejamento é uma etapa fundamental dentro de uma empresa. A clínica médica, como um negócio, deve contar com estratégias específicas voltadas para uma etapa precedida de planejamento. O plano financeiro auxilia no direcionamento da gestão, contribuindo para a adoção de ações envolvendo atendimento, uso de recursos financeiros, investimentos e custos.
Por isso, a dica para o médico é que ele estruture um bom plano financeiro para o seu consultório médico. Estabeleça metas e objetivos e engaje toda a sua equipe a fim de colocar os planos em prática. Você pode se perguntar: mas como fazer um planejamento financeiro? A dica é que você comece definindo um orçamento e cortando custos desnecessários. Priorize o essencial. Nas próximas dicas, você vai entender melhor quais ações podem ajudá-lo a traçar um bom plano financeiro.
Reduza custos
Sem dúvida, o primeiro e, talvez, mais importante passo na sua estratégia de gestão financeira está associado à redução de custos. Se você deseja aumentar o faturamento da clínica ou consultório deve começar pela redução dos custos. Nesse sentido, a dica é: avalie os seus gastos mais recentes (dos últimos seis meses), individualmente, e verifique quais deles são essenciais para o bom funcionamento do negócio e quais podem ser eliminados.
Em um primeiro momento, pode até parecer difícil cortar despesas rotineiras. Entretanto, com um planejamento adequado e a identificação das reais necessidades, você terá condições de entender quais gastos são básicos e quais são os supérfluos.
Tenha organização
Outro ponto importante quando o assunto é gestão e planejamento financeiro é a organização. Talvez esse seja um dos problemas mais corriqueiros no setor de saúde e que mais impactam nas contas. A desorganização dos recibos e notas fiscais e a falta de procedimentos deixa todo o trabalho de faturamento mais complicado, além de aumentar as chances de surgirem problemas.
Por isso, manter a organização das finanças é fundamental. Assim, organize as guias, recibos e notas fiscais, e lance diariamente as informações em um sistema próprio de controle. Assim, você cria mecanismos que facilitam o faturamento no fim do mês.
Para ajudar, você pode usar uma planilha própria ou investir em softwares específicos voltados para a gestão de consultórios médicos. O segundo é a opção mais recomendada, pois traz várias outras funcionalidades que serão úteis em etapas como o fluxo de caixa e o planejamento financeiro.
Adote boas práticas de marketing
Não pense que para aumentar o faturamento você deve apenas focar na gestão financeira. O marketing é uma ferramenta essencial para a divulgação dos seus serviços, tanto no meio online quanto no offline. Colocar o seu consultório ou clínica em evidência no mercado demanda um planejamento específico que deve considerar as particularidades da sua área e as necessidades dos seus pacientes.
É importante ressalvar que a publicidade médica tem particularidades éticas que devem ser respeitadas. O ramo da saúde foca suas ações de marketing em orientações educativas e o profissional médico deve seguir esses preceitos na hora de elaborar as suas estratégias de comunicação.
Dessa forma, invista em marketing médico, mas tenha cautela para manter o foco em uma comunicação de qualidade, que preze pela ética e o compartilhamento de informações relevantes para seu público.
Tenha um bom relacionamento com os pacientes
Outro ponto que deve ser considerado é o relacionamento com os pacientes. Em qualquer empresa, independentemente da área de atuação, é muito mais fácil fidelizar clientes do que captar novos. Por isso, além da qualidade da consulta, o atendimento pré e pós consulta, o ambiente do consultório e o tratamento recebido na recepção são aspectos fundamentais na relação que o paciente vai criar com o consultório.
Pequenas estratégias, como o envio de uma mensagem no WhatsApp confirmando o horário da consulta ou o envio de mensagem pós consulta se colocando à disposição, podem contribuir para favorecer o relacionamento e criar vínculos como o paciente.
A dica é que você valorize os seus pacientes e faça com que eles percebam que são importantes e sempre bem-vindos no seu consultório. A área da saúde é um setor delicado, já que envolve pessoas que muitas vezes estão fragilizadas. Por isso, o atendimento humanizado e o respeito às pessoas é tão importante para garantir uma experiência positiva para todos os envolvidos.
Invista em um software para médicos
Como mencionamos no decorrer deste post, diversas dicas que trouxemos podem ser melhor colocadas em prática por meio da utilização de um software para médicos. A tecnologia tem sido uma grande aliada das clínicas. Por meio de softwares específicos para médicos, é possível aumentar o faturamento, otimizando o trabalho e favorecendo a organização das atividades como um todo.
A inovação é uma tendência que veio para mudar completamente a forma como as empresas trabalham e isso inclui o uso de tecnologias voltadas para a automação, organização e gestão financeira. As clínicas que investem nesse tipo de solução têm condições de crescer e se destacar no mercado. Afinal, o tempo dedicado a tarefas manuais, como o controle de planilhas financeiras e a elaboração de relatórios — agora suprido pelo sistema —, pode ser dedicado a setores mais estratégicos.
Além disso, a gestão médica se torna mais eficiente e tranquila a partir do momento que o gestor adota tecnologias específicas para o seu negócio. Com soluções simples, é possível facilitar a rotina e melhorar a experiência tanto dos funcionários quanto dos pacientes. Conhecer as opções de softwares médicos disponíveis e aplicar essas soluções na rotina da clínica torna a gestão mais simples e eficaz. Assim, como consequência, oportuniza o aumento do faturamento e contribui para o crescimento do seu negócio.
Como você pôde ver no decorrer deste artigo, para aumentar o faturamento é essencial investir na gestão financeira, tendo organização, estabelecendo um objetivo claro e planejando as suas ações. Além disso, ter um bom relacionamento com os pacientes, associado a boas estratégias de marketing é imprescindível.
Por fim, o uso de um software específico voltado para clínicas e consultórios médicos vai ajudá-lo a colocar em prática todas as dicas apresentadas, contribuindo para a organização, o planejamento e a automação de tarefas rotineiras. Com conhecimento e boas ferramentas é possível aumentar o faturamento do seu negócio como um todo.
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