Todo gestor que se preza pensa sempre em estratégias para aumentar a eficiência. No caso da clínica, não é diferente: você, responsável, deve se manter inteirado sobre as melhores práticas da área, além de ativar o fator inovação. Dessa forma, você garante que os recursos serão bem empregados e que os resultados serão os melhores.
Para aproveitar ao máximo o potencial do seu consultório, hoje, separamos 5 ações imprescindíveis para adotar. Que tal ficar por dentro? Veja a seguir!
1. Foque o planejamento estratégico
Planejamento não é tempo perdido. Quando pensamos em estratégia, é essencial que você tenha um objetivo. Uma vez estabelecido esse grande alvo, é preciso desdobrá-lo em metas menores. O propósito norteia todas as ações. Dessa forma, você cria um esquema, ou seja, um plano de ação, com base no objetivo.
Você nunca vai conseguir aproveitar bem os recursos para atingir determinado grau de excelência, caso não saiba exatamente o que está fazendo ou, pior ainda, caso não entenda o motivo pelo qual aquilo precisa ser feito de tal maneira. Esses desdobramentos devem ser esclarecidos no planejamento estratégico.
2. Mapeie os procedimentos
Propósito definido, grandes objetivos e diretrizes estratégicas estabelecidas — é hora de esquematizar esse plano de ação. Para isso, dê total atenção ao mapeamento dos processos, afinal, o assunto aqui é aumentar a eficiência. Lembre-se de que uma coisa é alcançar o resultado — eficácia — e outra é ser eficiente.
A eficiência tem a ver com “fazer as coisas da melhor forma”. Sendo assim, você pode e deve utilizar ferramentas para mapear os procedimentos, tanto no sentido tático quanto no operacional. Use métodos, como o 5W2H, por exemplo, delegando tarefas. Checklists também são muito úteis nesse sentido.
3. Invista em capacitação
Você planejou muito bem e fez um mapa com uma visualização simples e dinâmica dos processos e tarefas, mas as pessoas envolvidas não conseguem acompanhar ou não sabem utilizar as tecnologias dispostas: eis um problema. Para evitar esse tipo de situação, é indispensável capacitar seu pessoal.
Até o mais básico tem que ser esclarecido, ok? Um simples sistema de feedback que não é aderido pela equipe pode colocar todo o seu trabalho por água abaixo. Sendo assim, invista em treinamentos e palestras, além de cursos mais específicos e técnicos. De fato, é um investimento, porque todos os recursos aplicados voltam em forma de eficiência.
4. Use tecnologia especializada
Não complique o trabalho. Muitas clínicas caem no erro de utilizar um software de gestão que não é especializado para o negócio. O formato precisa ser adequado para atender às demandas específicas do empreendimento. Não deixe de garantir que o sistema realmente agrega valor aos serviços e processos. Caso contrário, vale substituir.
5. Analise os resultados
Regra básica da gestão: analisar os resultados. Não adianta você implementar uma série de coisas para atingir um objetivo se, no meio desse cenário, não tiver como medir se tudo está caminhando como deveria. Portanto, não deixe de estabelecer metas — objetivos em função do tempo — e definir métricas e indicadores para mensurar essa performance.
Aumentar a eficiência é sobre ter um processo contínuo de aprimoramento. Por isso, a gestão precisa estar atenta a possíveis gargalos operacionais, percebendo-os em tempo de correção. Além disso, as melhores práticas devem ser estudadas e replicadas. A melhor forma de fazer isso é acompanhando o desempenho e agindo em cima das análises.
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