Computador travando, agendamento incorreto, área financeira desatualizada e prontuários dentro de enormes arquivos. Algum desses itens faz parte da rotina do seu consultório? Então é hora de mudar o software de gestão do seu consultório. Afinal, sabemos que hoje em dia não basta ter profissionais de qualidade para garantir o melhor atendimento.
Se o seu medo é justamente a migração, fique tranquilo, pois esse processo pode ser muito mais fácil do que você imagina. Além disso, os benefícios são inúmeros e evidentes nos resultados financeiros do local. Separamos quatro sinais de você precisa de um sistema para consultório novo. Se você se identificar com, pelo menos, um deles, pense nessa mudança!
Qual a importância de ter um sistema para consultório de boa qualidade?
Antes de mostrarmos quais os sinais que indicam que seu consultório precisa mudar de software, vale a pena relembrar o porquê de buscar um sistema de qualidade em primeiro lugar.
O sistema para consultório é uma ferramenta de gestão que traz maior organização e precisão em todos os processos que acontecem no estabelecimento de saúde. Os melhores sistemas possuem ferramentas específicas para as diferentes áreas do negócio, incluindo gestão de pacientes, gestão financeira, agenda do consultório e outras facilidades.
Com o software, fica muito mais fácil controlar e acompanhar os atendimentos que são realizados, os ganhos e ganhos do consultório e muito mais. Assim, o profissional de saúde tem mais tempo e espaço para focar no atendimento direto ao paciente. Lidar com as questões administrativas fica mais simples.
Para garantir que o consultório tenha acesso a todos os benefícios que um sistema de gestão pode trazer, é preciso escolher um software de qualidade, moderno e que se adéque à realidade do seu estabelecimento de saúde.
Continue lendo para descobrir quando é preciso buscar um software novo para o seu consultório.
Quais os sinais de que seu consultório precisa de um software novo?
1. Problemas no agendamento
O agendamento é muito importante para o consultório e, por isso, precisa ficar organizado. Se você tem problemas com ele com frequência, fique atento. O mesmo vale se a sua agenda fica cheia de lacunas, por conta de pacientes que não vão no horário combinado. Dessa maneira, o agendamento desorganizado gera retrabalho e falta de produtividade em seu consultório.
Um bom sistema de agendamento é de fácil uso, apresenta apenas informações pertinentes e é personalizável e adaptável. O ideal é que cada tipo de consulta ou procedimento tenha uma cor ou qualquer outro item de diferenciação. No painel do agendamento, somente o essencial, para que todos consigam ver com clareza como está a agenda naquele dia ou naquela semana.
Além disso, é possível integrar o agendamento com outras ferramentas, como a de envio de SMS, para relembrar os pacientes das suas consultas. Isso reduz muito os casos de pessoas que não vão no dia marcado por puro esquecimento.
2. Falta de integração
O ideal é que as áreas do seu consultório estejam integradas com vias de facilitar e otimizar o tempo. A área financeira precisa estar em consonância com o agendamento de pacientes, o fluxo de caixa, o estoque e outras áreas. Assim, você não terá problemas de caixas que não fecham no final do mês. Além disso, você deve controlar os pagamentos dos pacientes, o que é particular ou o que é convênio, procedimentos ou consultas etc.
Por isso, tudo precisa funcionar bem e em conjunto, como em uma cadeia. Desse modo, você não terá dor de cabeça com informações parciais e que não oferecem indicadores.
3. Baixa no número de pacientes
Caso o seu consultório esteja com menos pacientes que o normal, não atribua tudo à crise. Quem sabe o seu software também esteja causando problemas ou não oferece funcionalidades para relacionamento com o cliente. Você consegue enviar mensagens aos seus pacientes, por exemplo, no dia dos seus aniversários? Parece simples, mas faz toda a diferença na hora de fidelizar.
Além disso, a área de atendimento pode estar sem tempo para dispensar um tratamento mais personalizado, pois precisa resolver outras pendências, que não existiriam com um bom software. O atendimento é tudo em um consultório, afinal, é o primeiro contato que o paciente tem com o local. Se ele tem uma experiência ruim nesse momento, dificilmente retornará ao consultório.
Pode ser que o seu sistema não ofereça diferenciais, como documentação por imagem integrada ao sistema, para que os pacientes verifiquem o antes e o depois de procedimentos com fins estéticos. Com essa ferramenta interligada ao prontuário do paciente, fica muito mais simples acessar os documentos e apresentar as mudanças ao paciente.
4. O sistema atual é lento e não é web
Se o seu sistema está travando e causando problemas, já sabe: precisa trocá-lo. O tempo perdido com o software poderia ser usado em outra ação mais útil ao crescimento do consultório. Além disso, há riscos de informações serem perdidas e isso não pode ocorrer, afinal, os prontuários médicos, por exemplos, são de extrema importância. Dessa maneira, um bom software oferece a possibilidade de o prontuário ser armazenado digitalmente, sem a necessidade de pilhas de papel e arquivos.
Outra questão é o fato do sistema não ser acessado online. Ficar preso a um único computador é algo que pode ser facilmente modificado. O ideal é que você acesse o sistema de onde estiver, caso não esteja no escritório, esteja viajando ou algo do gênero. O acesso online facilita as tomadas de decisão, a consulta de documentação e informações e a resolução de problemas à distância.
5. Desorganização da gestão financeira
A gestão financeira de um consultório inclui diferentes processos: acompanhamento do recebimento de consultas e outros serviços, pagamento de fornecedores e gastos fixos, controle de guias e valores de planos de saúde, solicitação de compra de materiais. É comum que os profissionais de saúde donos de consultórios se percam em meio a tantas atividades.
Ter uma gestão financeira organizada é o que permite que o profissional saiba os lucros e perdas do consultório, o que pode ser comprado, quando é a hora de investir, e muitas outras informações.
Se o sistema para consultório que você tem não auxilia no controle financeiro e a gestão de finanças está desorganizada, é um grande sinal de que o negócio precisa de outro software.
O ideal é ter um software que conte com uma área exclusiva para a gestão financeira, com ferramentas simples e completas para o seu consultório.
6. Suporte inadequado
Quando um consultório adquire um sistema de gestão, ele não está apenas comprando o software em si, mas também o serviço que é oferecido pela empresa que elabora e vende o sistema. Por isso, o suporte e a manutenção que são oferecidos pela empresa também são pontos importantes a serem considerados.
O suporte prestado deve satisfazer os profissionais do consultório e atender às suas demandas. Isso significa um suporte rápido e proativo, afinal, uma falha ou atraso no funcionamento do software tem influência sobre todo o atendimento no consultório.
É importante também ficar de olho nos custos de manutenção a médio e longo prazo, afinal, o custo benefício precisa valer a pena.
7. Falta de escalabilidade
A escalabilidade do sistema para consultório diz respeito à capacidade que o software tem para se adequar ao crescimento da empresa. Por exemplo, imagine que seu consultório cresceu tanto que se tornou uma clínica, e depois uma rede de clínicas com diversas filiais. Você precisará de um sistema que acompanhe esse desenvolvimento.
Um software com escalabilidade é aquele que consegue continuar gerando relatórios, armazenando dados e dando informações fidedignas, mesmo com o aumento de entradas e demandas.
Se seu sistema não é mais capaz de atender ao que seu consultório precisa, está na hora de mudá-lo.
Mas como será a migração do sistema?
Se você está quase convencido de mudar de sistema, deve estar pensando no processo de migração. É possível fazer isso de maneira rápida e eficaz a partir de profissionais especializados e capazes de resolver o problema rapidamente. Os benefícios são evidentes, por isso, vale a pena realizá-lo o quanto antes.
O ideal é que o novo sistema seja fácil de usar e sem mistérios. Um painel limpo, apenas com as funcionalidades essenciais é o ideal na hora de escolher o seu sistema. Além disso, você terá que investir pouco em capacitação da sua equipe, afinal, se o sistema opera de forma intuitiva, em breve todos compreenderão todas as funções.
Você ainda poderá gestar quem tem os acessos ao sistema e se organizar com mais facilidade. Pense que o processo de modernização é necessário e que fará toda a diferença nos resultados do consultório. Você terá mais tempo para se dedicar às outras tarefas e ao atendimento dos pacientes e facilitará a tomada de decisão de fatores pertinentes ao local.
Se você verificar em outros consultórios de sucesso, todos eles têm sistemas de gestão organizados, modernos, integrados, com versão online e com inúmeras possibilidades. Isso porque as pessoas não querem mais perder tempo com ações que podem ser feitas por um software inteligente.
A equipe trabalha de maneira mais motivada, afinal, não sofre com funcionalidades que não fazem o que deveriam fazer, com problemas na agenda, no caixa, no atendimento e em outros fatores ligados ao consultório.
Além disso, ao fazer a contratação, preze por um sistema que ofereça o suporte adequado e dê atenção para você e para sua equipe, caso ocorra qualquer problema ou surjam dúvidas. O suporte é tão importante quanto o sistema, afinal, ele define a seriedade e o grau de confiança da empresa em seu produto.
Se após ler o texto de hoje você se convenceu de que precisa trocar o seu sistema para consultório e busca um software completo e de qualidade, entre em contato conosco e agende uma demonstração