Estar à frente da gestão de uma clínica nem sempre é tarefa fácil. Muitas vezes, o conhecimento do gestor se limita à área da saúde, realizando com maestria aquilo que aprendeu na graduação em medicina. Contudo, gerir uma clínica exige algumas noções a mais. Uma pessoa que não consegue conduzir o negócio corre o grande risco de caminhar para o fracasso ou mesmo falência. Não é isso que você quer, certo?
É essencial preocupar-se com o aspecto administrativo, bem como buscar conhecimento da área. Por mais desafiadora que seja, a gestão da clínica médica também pode ser um sucesso. Para isso, é importante ter atenção com alguns tópicos pontuais, que podem mudar completamente a rotina de processos do local. Confira a seguir!
Planejamento estratégico
Antes de tomar qualquer ação frente a uma empresa, é necessário planejar. O planejamento estratégico atua justamente nesse ponto, pois auxilia o gestor a compreender o atual cenário do local, bem como elaborar estratégias para os próximos passos.
Isso deve considerar os objetivos empresa de acordo com os valores e a missão do local. Uma grande contribuição do planejamento estratégico é identificar pontos que requerem otimização. A partir daí, os processos podem ser otimizados, garantindo benefícios não só para o aspecto financeiro, mas também aumentando a qualidade do serviço oferecido e, consequentemente, a satisfação dos pacientes.
Conhecimento do público-alvo
É muito importante que a clínica conheça minuciosamente o perfil dos pacientes. Isso envolve uma análise socioeconômica e também biológica. Características simples como faixa etária e condições financeiras podem impactar muito no dia a dia, influenciando diretamente nas estratégias de marketing, por exemplo.
Entender o perfil dos pacientes também ajuda a oferecer um melhor atendimento. Existem muitos usuários com condições crônicas na sua clínica? Ou a maioria dos casos são queixas? Se for preciso acompanhar de perto, o que fazer para melhorar a continuidade do cuidado? São perguntas simples, mas que podem direcionar para melhores abordagens, como o incentivo para consultas de retorno, possíveis pacotes promocionais, dentre outras ações.
Agendamento facilitado
O agendamento de consultas é um processo crucial para a clínica. Se o paciente encontrar dificuldades para realizá-lo em sua empresa ele pode vir a optar por outro estabelecimento. É dever da gestão encontrar maneiras de viabilizar o agendamento. Uma grande vantagem é digitalizar a agenda. Tente fugir dos papéis, opção pouco prática e desprovida de segurança. Há também o risco de deterioração ou perdas, pois qualquer pessoa pode ter acesso.
Para os colaboradores que organizam os horários, a agenda digital é muito mais prática e contribui para agilizar o processo. Já para os pacientes, não há necessidade de esperar longos minutos até concluir a marcação.
Treinamento de equipes
Você viu anteriormente que o trabalho dos colaboradores também exerce grande influência no desempenho do local. Por mais que o agendamento seja uma função de destaque, existem outras atribuições que requerem excelência na realização.
O simples contato com o paciente pode influenciar diretamente na experiência do usuário. Considerando o ambiente de saúde, os colaboradores devem manter postura acolhedora e empática diante das necessidades dos pacientes.
Isso requer treinamentos periódicos, que indicam as práticas que devem ser adotadas ou evitadas. A abordagem humanizada, por exemplo, é assunto que está em alta e vale a pena introduzi-lo nas clínicas.
Controle financeiro
O aspecto financeiro não deve ser deixado de lado, afinal, se o faturamento não for suficiente, a clínica corre o risco de se tornar um negócio insustentável. Portanto, controlar o fluxo de caixa é uma tarefa fundamental para a gestão.
Primeiramente, é preciso registrar e analisar os gastos, com visão daquilo que é fixo e variável. A partir daí, é possível começar a agir em prol de buscar maneiras de reduzir os custos, e otimização de processos é uma grande aliada.
Contudo, a realidade da clínica não envolve apenas gastos. Há também os ganhos. Nesse momento, reflita: qual valor você cobra pelos seus serviços? Não é simples determiná-los, pois exige uma análise de diversos aspectos. Entretanto, busque sempre reavaliar para não se prejudicar frente ao mercado.
Análise dos relatórios
Por fim, a geração de relatórios une o resultado de todos os processos em representações gráficas. De maneira muito prática, você consegue analisar qual o desempenho da clínica em determinado período. Mais importante que isso, é possível detectar quais são os gargalos e dores que precisam ser sanados. A gestão dessas informações direciona os investimentos para aquilo que requer melhorias e fortalece pontos de destaque.
Software de gestão
Você pode achar que gerir uma clínica é uma missão impossível, mas existe um grande aliado nessa jornada: o software de gestão. O Doctor View, por exemplo, entende as necessidades para uma gestão de clínica eficiente e transforma isso em soluções através de funcionalidades.
Lembra que o agendamento é um ponto crucial? O software o torna mais prático, por meio de um design intuitivo e da acessibilidade. Pode ser consultado até pelo celular.
Entretanto, os beneficiados não são apenas os colaboradores: os clientes também contam com vantagens. O software envia lembretes seja por SMS, seja por e-mail, de modo a alertar sobre a data do agendamento. Em meio a uma rotina tão corrida, isso é essencial, certo?
Embora seja um ponto de destaque do software, ele também otimiza vários outros processos. Um deles é o registro das informações dos pacientes, por meio do prontuário eletrônico. Assim, não é preciso manter tudo registrado em fichas de papel, procedimento inseguro que já mencionamos anteriormente.
O Doctor View apresenta recursos que contribuem para a gestão financeira. Sempre permite, de maneira intuitiva, o detalhamento de receitas, despesas e lançamentos, alertando sobre o pagamento das contas que estão próximas do vencimento. Por fim, realiza até projeções de custos, o que pode ser essencial para a tomada de decisões.
Enfim, concluímos que a gestão de clínica médica não deve ser realizada sem as ferramentas necessárias para tal. É preciso contar com recursos que facilitem o gerenciamento e otimizem os processos, como os softwares de gestão. É importante, ainda, escolher aquele sistema que mais se adéque à realidade da clínica, ou seja, que apresente ferramentas efetivas, além de ter o cuidado em ser prático e intuitivo.
Por isso, convidamos você a conhecer mais sobre nossas soluções. Que tal ter o Doctor View como aliado para sua gestão, entre em contato conosco e saiba mais!