Quando analisamos clínicas médicas e consultórios, temos a falsa impressão de que o sucesso desses estabelecimentos se dá apenas pela qualidade dos profissionais de saúde que ali trabalham.

A verdade é que o modo como é feita a gestão e ações específicas como um bom controle de estoque (processo que muitas vezes não é valorizado pelos gestores) e o uso de um software controle de estoque são aspectos tão importantes quanto à formação dos profissionais e sua experiência em saúde.

O controle de estoque é uma estratégia essencial para que se evitem perdas significativas em períodos de maior e menor movimento e que podem decidir a qualidade e a eficiência do atendimento e também a organização de sua clínica e consultório, pois apenas dessa maneira o profissional conseguirá atender a todos os pacientes que estão em busca dos serviços ofertados.

Neste artigo, você vai entender de que forma o controle de estoque aliado à estratégias como o uso de softwares específicos, pode contribuir para a organização e melhora no desempenho da sua clínica, trazendo eficiência e reduzindo o risco de deixar de atender um paciente por falta de material. Acompanhe!

Como funciona o controle de estoque

O controle de estoque, também conhecido como gestão de estoques, é o processo pelo qual uma empresa organiza os recursos materiais que auxiliam na sua rotina laboral. Ele é relevante pois grande parte das clínicas e consultórios dependem do estoque para a realização das suas atividades.

Esse processo deve ser feito com base nas informações sobre o consumo e as necessidades da clínica, começando com a análise do histórico de utilização dos materiais. Se o gestor já tem um software específico para gestão do negócio, ele terá acesso a relatórios  e informações concretas sobre as demandas de consumo de material.

Além disso, para a realização de um bom controle de estoque também é preciso estar atento à necessidade de ter um bom controle do inventário, controlando as entradas e saídas de insumos de forma eficiente.

Essa prática evita a compra de produtos sem necessidade ou a solicitação de materiais que já estão terminando, correndo o risco de não receber as mercadorias de acordo com os prazos e necessidades do consultório.

Também é preciso estar atento à importância de atualizar as informações com frequência, um bom controle de estoque parte da premissa de que o gestor conhece suas necessidades e tem informações sempre atualizadas sobre o status e as necessidades atuais.

Vantagens de investir no controle de estoque em sua clínica

Você deve estar se perguntando: afinal, de que forma o controle de estoque pode beneficiar a minha clínica médica?

Entre as inúmeras vantagens podemos citar a garantia de um atendimento de qualidade aos pacientes, uma vez que você terá controle sobre as demandas de compra, evitando que a falta de material ou insumos comprometa um atendimento.

Independentemente da área de atuação é imprescindível buscar soluções que atendam às necessidade dos clientes, a fim de que eles fiquem satisfeitos e estabeleçam uma relação de confiança com o seu negócio. O controle de estoque é uma ferramenta importante para isso, mesmo que muitas empresas e gestores não se deem conta disso.

Outra vantagem que merece destaque é que a gestão adequada do estoque evita desperdício de recursos. Ter um estoque muito alto pode representar prejuízos para as finanças da empresa.

Dessa maneira, quanto mais eficiente for a gestão do estoque, menor será a possibilidade de compra de itens desnecessários, gerando um impacto menor no fluxo de caixa da clínica e aumentando a eficiência financeira da organização.

A importância do controle de estoque para clínicas e consultórios

A entrada e saída de materiais, medicamentos, próteses e curativos devem ser controladas a fim de evitar que problemas com procedimentos aconteçam durante todo o atendimento ao paciente, que também deve ser visto como cliente, já que sua satisfação é o termômetro para o sucesso ou fracasso de seu consultório.

Para mostrar a importância do controle de estoque, podemos exemplificar casos em que os pacientes deixam de ser atendidos por falta de material. Nas férias escolares, por exemplo, o atendimento às crianças aumenta e cabe a você ter curativos e remédios suficientes para atender a esse público, assim como ter as próteses e equipamentos necessários para auxiliar no atendimento, como cadeiras de rodas, muletas, tipoias e até mesmo agulhas mais finas.

Como tornar a gestão de estoque mais eficiente

É possível atingir resultados eficientes no controle de estoque adotando boas práticas de gestão. Elencamos a seguir algumas dicas que podem ajudar nesse processo.

Condições adequadas de armazenamento

O primeiro passo para uma boa gestão de estoque é o direcionamento de um espaço adequado para o armazenamento dos materiais e medicamento.

Inclusive, é importante atentar para o fato de que muitos itens precisam de condições especiais de armazenagem. Assim, esta prática garante a segurança e qualidade no uso dos materiais.

Condições adequadas incluem um espaço razoável que permite o acesso facilitado aos materiais, inclusive evitando o empilhamento de itens frágeis.

Também é importante ter uma geladeira para armazenamento de produtos e medicamentos que  exijam uma temperatura baixa. Além disso, a limpeza frequente do local e a proteção da luz solar também devem ser observados.

Padronização do estoque

Estabelecer um esquema bem definido de organização dos produtos a ser seguido por todos os membros da equipe que lidam com o estoque também ajuda no controle de estoque.

Para tornar esse processo efetivo você pode organizar os itens por data de validade,  realizando um controle efetivo dos prazos máximos para consumo.

Além disso, estratégias que garantam a rastreabilidade dos produtos, como o uso de etiquetas ou se sistemas específicos também se mostram uma solução eficiente no processo de padronização.

Outra opção muito utilizada diz respeito à organização de acordo com os procedimentos ou ainda em ordem alfabética.

A sistematização e ordenamento dos produtos facilita a localização e traz mais agilidade nos atendimentos.

Controle frequente

Outra estratégia que qualifica o processo de gestão do estoque é o controle frequente do material. A recomendação é que se estabeleçam períodos de tempo para a realização desta inspeção, como por exemplo, uma vez ao mês, ou a cada dois meses.

Como a clínica recebe mercadorias e produtos com frequência e a saída também é diária, o controle de estoque deve ser contínuo, com a contabilização do estoque e a verificação da organização dos produtos.

A periodicidade desse controle deverá ser definido de acordo com as particularidades da clínica, levando em consideração fatores como o número de atendimentos mensais, os tipos de procedimento realizados e o fluxo de caixa.

Contabilização do inventário

Com um bom planejamento e um local adequado para armazenamento do material, é preciso partir para a próxima etapa, que é a contabilização do inventário.

A contabilização é o processo pelo qual se realiza a contagem completa de todos os itens em estoque. Esse é o primeiro passo para o efetivo controle e gestão das mercadorias.

Muito embora seja um processo trabalhoso, ele traz um panorama completo de como está o seu estoque e de que ponto você vai partir para começar o gerenciamento de mercadorias e a organização das quantidades e respectivos relatórios.

Com a contabilização é possível saber o estoque atual e tomar medidas preventivas para evitar falta de produtos e começar o seu planejamento.

Utilize softwares de gestão

Uma boa gestão do estoque está relacionada a um controle eficiente com o registro detalhado de todos os itens que entram e saem do consultório.

Para que isso funcione de forma eficiente é indicado o uso de softwares específicos para a gestão, que garantem que nenhuma informação seja perdida e qualificam o trabalho.

O mercado oferece opções de softwares específicos voltados para clínicas e estabelecimento que atuam na área de saúde. Assim, as ferramentas são específicas para o setor, permitindo um controle mais eficiente e qualificado das informações.

Essas são apenas algumas dicas de como realizar uma gestão de estoque eficiente. Com você pode ver, esse processo é muito importante para o crescimento e qualidade dos serviços prestados pelo seu estabelecimento. Um ambiente com uma boa gestão, planejamento e organização é essencial para atrair pacientes e valorizar ainda mais o trabalho desenvolvido.

Software de gerenciamento de clínicas e consultórios

Antigamente o controle de estoque era realizado de forma manual, através de planilhas, atas e livros. O problema é que esse controle manual muitas vezes pode ser falho, já que encontrar informações assim requer tempo, disciplina e muito cuidado. Os erros com o preenchimento das planilhas, valores alterados e até mesmo o controle de quantidades no estoque nem sempre seguem as normas e um único erro pode fazer com que você perca dinheiro, que poderia ser investido em melhorias, novos produtos ou até mesmo em treinamento e qualificação de seus funcionários.

O software de gerenciamento de clínicas e consultórios, Doctor View, é um programa completo, com soluções modernas e altamente integradas com o mercado. Com o programa é possível ainda realizar a Gestão Financeira e utilizar a Ferramenta de Gerenciamento para Toxinas e Preenchedores.

Esses itens permitem que você realize a pesquisa mais detalhada de cada produto presente em seu estoque, saiba o grupo de cada material, sua quantidade e ainda se programe melhor para abastecer seus estoques em períodos mais críticos. O que fará com que você economize dinheiro e busque por valores mais baixos.

Com essa visão mais ampla, administradores, médicos e enfermeiros podem estar sempre atentos ao que falta em sua clínica e seu consultório e programar efetivamente a reposição dos medicamentos ou materiais necessários para se reabastecer.

É possível ainda analisar os custos médios de aquisição, descobrir os melhores valores pagos até agora e procurar fornecedores que ajudem você a comprar o montante necessário pelo valor real de venda.

Com o software de gerenciamento, você abre mão dos processos manuais e amplia a possibilidade de atendimentos em sua clínica ou consultório.

Você quer investir em um software de controle de estoque e qualificar os processos de controle de estoque no seu consultório? Entre em contato com a Doctor View e descubra como podemos ajudar na gestão do seu estabelecimento.