Não há dúvidas de que a rotina de um médico é bastante corrida e atribulada e que muitas vezes ele sequer consegue parar para trocar algumas palavras com a secretária de consultório.
Ocorre que apesar dessa situação, todo médico sabe da importância de ter uma secretária de alta performance cuja imagem e comportamento reflitam os valores da clínica e ajudem a fortalecer o posicionamento e reputação do profissional no mercado.
Por isso, vamos apresentar algumas informações relevantes sobre como ter uma secretária de consultório diferenciada. Acompanhe a leitura e saiba mais.
Descubra o que é exatamente uma secretária de alta performance
Uma secretária de alta performance é uma profissional extremamente preparada para lidar de forma independente e autônoma com as mais diversas situações que surgem no dia a dia do consultório.
Dentre esses acontecimentos, podemos citar, por exemplo, os atrasos e faltas de pacientes, alguns problemas que porventura possam surgir na recepção, dentre outras questões de organização e da parte administrativa da clínica.
Além disso, faz parte do perfil de uma secretária de alta performance ter uma imagem e um comportamento que estejam totalmente adequados ao desenvolvimento de suas atividades da melhor maneira possível.
Por essa razão, no próximo tópico abordaremos mais detalhadamente essas questões. Acompanhe.
Entenda quais são as características de uma secretária de alta performance
Para ficar mais fácil a compreensão do que um médico deve buscar em uma secretária a fim de que ela desempenhe suas funções explorando o máximo de seu potencial, listamos a seguir as principais características que elas devem apresentar, veja:
Discrição
Quando falamos em discrição estamos nos referindo às roupas, acessórios, maquiagem utilizada e até mesmo a manutenção e os cuidados com as unhas.
É sempre bom lembrar que as secretárias estão na linha de frente do consultório e são elas as responsáveis pelas primeiras impressões geradas nos pacientes.
Dessa forma, é essencial que as suas roupas sejam neutras, em tons sóbrios e que todo o resto de sua aparência acompanhem essa proposta de discrição e suavidade.
Nesse sentido, é preciso que elas estejam sempre com roupas bem passadas e lavadas e que os tons da maquiagem e do esmalte sejam discretos.
E voltando a falar em suavidade, é altamente desejável que o tom de voz delas seja acolhedor, com uma entonação positiva e agradável.
Simpatia
Outro aspecto fundamental para que as secretárias exerçam seu papel no consultório com o máximo de eficiência é que elas sejam verdadeiramente simpáticas.
Vale dizer que, embora ser simpática seja uma característica inerente às pessoas, esse dom pode ser desenvolvido por meio de um esforço genuíno de atender bem os pacientes.
Faz parte das ações de uma pessoa simpática sorrir, olhar nos olhos, e dedicar atenção plena a quem chegar no consultório.
Proatividade
Uma qualidade indispensável que interfere diretamente no desempenho da secretária é justamente a proatividade.
Para que seja positiva é preciso que as ações de iniciativa da profissional resultem em bons resultados e que, principalmente, ela saiba exatamente o que está fazendo e por quê.
Esse comportamento é altamente produtivo quando acontece, pois, esse perfil executor antecipa e resolve os problemas antes deles se tornarem uma ameaça para clínica, além de evitar imprevistos e tornar a rotina mais na clínica mais dinâmica e eficiente.
Sensibilidade
Não existe uma fórmula 100% infalível, porque quando falamos de pessoas, estamos falando de indivíduos únicos cheios de peculiaridades e características intrínsecas.
O ideal é saber como tratar a cada pessoa segundo os seus próprios ideias do que seria um bom tratamento.
No consultório, os perfis são os mais variados, existem aquelas que pessoas que querem falar e contar a vida, já outras querem ficar caladas e não querem conversar.
Por essa razão, é preciso ter bastante sensibilidade para saber como lidar com cada um, segundo às suas características particulares, o que evita o desgaste para todas as partes envolvidas.
Resiliência
A resiliência surge como um elemento importante e desejável porque a rotina da clínica pode ser bastante estressante, especialmente, no que se refere ao trato com os pacientes.
Muitas vezes eles estão com dor, estão inquietos e nesses casos as secretárias precisam ser acolhedoras e estarem prontas para contornar e lidar com essas situações.
Nesses momentos, pode ser que eles sejam um pouco antipáticos ou mal humorados, o que precisa ser compreendido e contornado, sem que a profissional fique abalada ou considere uma ofensa pessoal.
Saiba como ter uma secretária que seja verdadeiramente diferenciada
Mudar o comportamento de alguém é algo que exista muita disciplina, acompanhamento e tempo. Logo, para ter uma secretária que faça a diferença no consultório não basta fazer um processo seletivo rigoroso.
É necessário que o médico invista na profissional promovendo treinamentos e cursos contínuos para que ela nunca pare de se desenvolver.
Além disso, é interessante ouvir suas opiniões e queixas e procurar automatizar a clínica tornando o controle administrativo mais ágil e eficaz e permitindo um aproveitamento melhor do tempo no consultório e mais atenção ao atendimento e relacionamento com os pacientes.
Vale ainda dar espaço para que a proatividade da secretária seja aplicada em prol dos interesses da clínica, de modo que suas iniciativas devem ser sempre reconhecidas e elogiadas.
Compreenda como uma secretária de alta performance ajuda a clínica
Uma secretária de alta performance pode fazer total diferença na clínica na qual ela trabalha, especialmente se o foco de suas ações estiver voltado para um atendimento de excelência.
Como já dissemos, os pacientes não têm conhecimento técnico suficiente que os capacite a avaliar o currículo de um médico e a sua expertise na medicina, porém, algo que qualquer pessoa consegue analisar é a qualidade de um atendimento.
Um atendimento de qualidade pode ser caracterizado de diversas maneiras, por exemplo:
- Abrir a porta do consultório caso o paciente esteja com as mãos ocupadas;
- Um bom dia entusiasmado com um sorriso sincero no rosto;
- O direcionamento dentro do consultório para a sala correta, dentre outras coisas.
Na verdade, o bom atendimento depende das necessidades de cada paciente, portanto é algo que deve estar sempre presente, porém, que precisa ser ajustado a cada situação que surge no dia a dia do consultório.
Perceba como a Doctor View pode auxiliar no desenvolvimento das secretárias
O curso sobre experiência do paciente inclui aulas sobre secretárias. Essas aulas específicas são ministradas por um time de especialistas na área de saúde que vão mudar a vivência dos seus pacientes no consultório e aumentar a sua receita em função da implementação desses conhecimentos.
Quem já trabalha como secretária também tem muito a ganhar com o curso visando desenvolver suas aptidões e se transformar em uma profissional muito mais qualificada e até mesmo indispensável para a clínica.
Como vimos, é fundamental ter uma secretária de consultório de alta performance, para que a clínica seja um verdadeiro sucesso e se destaque da acirrada concorrência no mercado.
Agora que você já sabe tudo sobre como ter uma secretária de consultório de alta performance, entre em contato conosco e saiba como a Doctor View pode ajudar a capacitar essa profissional, especialmente, no que se refere ao trato com os pacientes.