6 práticas para melhorar a eficiência no consultório médico

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Veja 7 dicas para reduzir as faltas de pacientes em consultas
24 de agosto de 2018
eficiência no consultório médico

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6 práticas para melhorar a eficiência no consultório médico

Conciliar a carreira de médico com a de gestor do próprio negócio nem sempre é fácil. Ambas as atribuições exigem tempo e dedicação constante. Entretanto, apesar de ser uma tarefa desgastante, zelar pela gestão adequada dos recursos da empresa é de extrema importância.

É da atenção dada a essa atividade que decorre a manutenção da saúde financeira do negócio e a eficiência no consultório médico.

O bom gerenciamento auxilia na oferta de um serviço satisfatório ao paciente, que atribuirá maior credibilidade à instituição. Isso contribui para o aumento da competitividade no mercado e para conquista e fidelização de novos clientes.

Para entender melhor como agregar eficiência ao seu consultório, confira essas 6 dicas práticas que elencamos para você!

1. Entenda as necessidades do paciente

O primeiro passo a ser dado para atender às expectativas de seus pacientes é, sem dúvidas, conhecê-los. Ao identificar as necessidades e demandas dos clientes que frequentam o consultório, o gestor estará mais apto a entender o que deve ser feito para que a clínica forneça um atendimento eficiente para esse público.

Uma forma interessante de descobrir qual é a percepção das pessoas acerca de seu negócio é implementar um sistema que possibilite que elas registrem feedbacks. Por meio de redes sociais ou e-mails, poderão deixar recados e opiniões após cada consulta.

Dessa forma, com base em um histórico de dados e avaliações, o médico identificará com maior propriedade as falhas da empresa e poderá traçar planos de ação estratégicos que supram essas faltas.

2. Gerencie sua agenda

Todos, em algum momento, já estiveram na posição de paciente e sabem como é frustrante lidar com atrasos em consultas ou com salas de espera lotadas. Por meio desses exemplos, percebe-se que a eficiência no consultório médico depende de um gerenciamento adequado da agenda.

Muitas clínicas acabam deixando essa tarefa inteiramente nas mãos da secretária, e isso pode se tornar um grande problema. Vale destacar que cada profissional possui um ritmo de atendimento diferente.

Sendo assim, é importante cultivar um meio de comunicação entre os colaboradores. Usar ferramentas digitais que facilitem o agendamento de consultas pelo médico e sob a gerência da secretária também podem garantir que o paciente tenha seu tempo respeitado.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

A expansão das tecnologias na área da saúde possibilitou um grande avanço no que diz respeito à otimização do tempo dedicado aos processos do consultório. Hoje, o mercado dispõe de softwares de gestão que automatizam tarefas administrativas e organizam o dia a dia da clínica.

Agendas eletrônicas, armazenamento de dados e chats de comunicação interna facilitam a vida de todos e podem ser implementados em seu negócio. Portanto, use a tecnologia a seu favor. Dessa forma, a rotina poderá ser mais dinâmica e haverá maior margem de tempo para se dedicar aos procedimentos mais relevantes ao negócio, como investimentos para sua expansão no mercado.

4. Melhore o fluxo de comunicação

Uma boa comunicação interna é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Quando exercida de maneira eficiente, pode constituir uma base sólida para a gestão de pessoas e de recursos.

Isso ocorre porque o alinhamento dos processos e das atividades desenvolvidas pelos colaboradores depende muito da maneira como os funcionários e os diferentes setores dialogam entre si.

Além disso, quando os funcionários estão cientes e bem informados acerca da rotina da clínica, dos processos internos e dos objetivos do negócio, as atividades tornam-se mais rápidas e eficazes. Dessa forma, fica mais fácil fornecer um atendimento personalizado ao paciente.

5. Faça um planejamento

O bom desempenho da clínica depende de uma análise detalhada de todos os setores do seu negócio acompanhada de um planejamento adequado para a empresa. A elaboração desse relatório, a partir de uma avaliação precisa, permite que o médico vislumbre mais abrangentemente acertos e falhas na gestão da organização.

Dessa forma, ele terá maior propriedade ao distribuir recursos financeiros, ao fazer investimentos e ao definir metas e objetivos para cada frente administrativa. Portanto, para garantir um bom gerenciamento da clínica e a eficiência dos serviços, verifique periodicamente os processos existentes no consultório, tais como:

  • atendimento ao cliente;
  • agendamentos;
  • taxas de cancelamento de consultas;
  • cobrança pelos serviços.

Fazendo um levantamento de todas as vertentes administrativas da clínica, você poderá mapeá-la melhor e identificar os pontos que devem ser revistos.

6. Crie um ambiente confortável

À primeira vista, essa dica pode aparentar ter relação com o ambiente físico da empresa. O que não é totalmente errado. De fato, um consultório agradável, bonito, limpo e organizado pode contribuir para que o cliente sinta-se mais satisfeito com o serviço.

Entretanto, a criação de um ambiente confortável estende seu conceito para um dos fatores que mais marca o paciente: a relação desenvolvida com o médico.

Quando uma pessoa adquire confiança e desenvolve uma sensação positiva durante o atendimento, ela sentirá maior satisfação pelo serviço prestado. Além disso, o interesse em ouvir e a atenção dedicada ao paciente também contribui para uma melhor análise do quadro clínico e um encaminhamento mais adequado para os tratamentos.

Fornecer um atendimento de qualidade é o melhor caminho para as clínicas que pretendem melhorar seus processos internos e elevar a sua credibilidade no mercado.

As consequências do investimento em uma gestão de sucesso vão além, sendo capazes de reduzir custos, atrair clientes e aumentar a produtividade de toda a equipe médica. Todos esses fatores auxiliam na otimização dos lucros e na possibilidade de expandir o negócio cada vez mais, ganhando reconhecimento no meio médico.

Entretanto, melhorar a eficiência no consultório médico exige uma dose de ânimo e otimismo.

Para surtir efeito na prática, o planejamento, a distribuição de recursos financeiros e o engajamento de sua equipe serão atividades necessárias e que poderão tomar tempo do gestor. Por outro lado, se esse caminho for traçado de maneira séria e contínua, com todos os colaboradores envolvidos na causa, os resultados são garantidos.

E então? Gostou do nosso artigo? Compartilhe conosco sua experiência pessoal como gestor em consultórios médicos!

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