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O que considerar ao escolher um sistema de gestão para minha clínica?

O sistema de gestão de qualquer empresa precisa se adequar às particularidades desta, afinal, de nada adianta tratar-se do melhor software se ele possui funcionalidades faltando ou sobrando. Quando o uso é para clínicas e consultórios essa especificidades se ampliam. Já alertamos: não é tarefa fácil encontrar o sistema ideal, mas também não é impossível. Vale destacar que alguns sistemas são mais versáteis e permitem uma mobilidade maior da gestão de informações.

Existem inúmeros fatores a se considerar ao contratar o sistema de gestão ideal para a sua clínica. Primeiramente não tenha pressa em dar o veredicto e pesquise bastante, afinal depois da contratação pode ser uma dor de cabeça mudar tudo novamente para outro software. Além disso, você terá mais gastos ao mudar novamente de sistema, fato que poderia ser evitado se a escolha fosse assertiva desde o início.

O ideal é que você tenha confiança suficiente para deixar parte da gestão da sua clínica “nas mãos” do sistema de gestão escolhido. Isso quer dizer que você confia nos resultados das informações obtidas nos relatórios, nos alertas de horários agendados, na ida das informações de prontuário para o paciente correto, no envio de mensagens e emails para os pacientes, etc.

Com isso você e a sua equipe gastam energias nas áreas importantes da clínica, sem se incomodar com erros, panes, não funcionamento ou informações incorretas. Para isso você precisa ficar atento a alguns itens principais na hora de definir o sistema que usará em sua clínica ou consultório. Confira algumas dicas para escolher o software que a sua clínica precisa.

Usabilidade do sistema

Em uma era que a rapidez e instantaneidade são prezadas, não é cabível perder tempo compreendo um sistema complexo e repleto de particularidades. O sistema intuitivo e de fácil usabilidade, afinal o seu foco e o da equipe é atender aos pacientes e não gastar tempo compreendendo um sistema confuso. Empresas que trabalham com esses sistemas e se preocupam com o cliente prezam justamente pela facilidade no uso. Por isso a interface deve ser limpa, intuitiva e sem poluição visual. Quanto menos telas tiverem para realizar um processo, mais dinâmico e eficaz ele se torna. Além disso, o próprio paciente notará a diferença ao realizar o cadastro ou precisa oferecer poucas informações para que suas informações sejam encontradas.

Reputação da empresa

Antes da contratação converse com profissionais da área para conhecer a empresa que fornecerá os serviços. A reputação diz muito (senão tudo) sobre a credibilidade dos serviços prestados. Por isso é crucial conhecer a posição que o sistema possui no mercado, as referências no segmento, neste caso, o segmento médico. A importância desse quesito também se dá, pois algumas empresas acabam encerrando as atividades e deixam os clientes na mão. Boas empresas estão sempre inovando, se preocupam com os clientes, oferecem suporte necessário e mostram interesse em saber se o sistema está otimizando as tarefas diárias da clínica.

Armazenamento de dados

Um dos principais questionamentos que você precisa fazer é: onde ficam os dados? No próprio sistema, necessitando de espaço físico para armazená-lo, ou em nuvem?

Dificilmente um bom sistema utiliza o hardware, seja de computadores ou servidores, para armazenamento de arquivos. Tudo deve ser feito online, em nuvem, afinal assim não há risco de perder as informações extremamente importantes quando não se tem backup. Outra vantagem é o acesso de qualquer dispositivo digital e de qualquer lugar. Os pacientes ficam mais seguros com dados online e também podem ter acessos permitidos de qualquer aparelho eletrônico com acesso à internet, tudo protegido com senhas e em rede criptografada. Há que se considerar a mobilidade, portanto para que você possa acessar as informações de qualquer lugar. Além disso, a relação entre empresa e clínica precisa ser escalonável, ou seja, prevendo o crescimento de ambos os lados. Dessa forma o armazenamento em nuvem propicia a ampliação da clínica sem a necessidade de troca do hardware - algo caro e inviável para os tempos atuais. O ideal é que o sistema tenha funcionamento local aliado ao armazenamento em nuvem.

Suporte eficiente

A empresa em questão precisa oferecer um suporte eficaz para os seu clientes. Isso inclui o auxílio desde a transferência dos arquivos do sistema antigo. Muitas vezes os problemas no sistema da clínica não são por conta de mau uso e sim são de responsabilidade do fornecedor. Como a rotina é corrida o suporte precisa ser rápido para não comprometer o atendimento dos pacientes. Dessa maneira a empresa precisa oferecer as soluções da forma mais ágil possível. Tirar dúvidas pertinentes também é responsabilidade do suporte da empresa. Ela pode ter um sistema online de interação e uma equipe de suporte a postos para resolver as questões. Oferecer atualizações frequentes do conteúdo também é outro ponto a se considerar na hora da contratação.

E as manutenções?

Não se engane com um sistema muito barato: com ele podem vir inúmeros gastos com manutenção e atualizações constantes. Por isso antever os riscos é essencial ao escolher a empresa. O sistema pode sair do ar inúmeras vezes para atualizações, ou problemas e isso gerará prejuízo na rotina da sua clínica. Então ao pesquisar sobre a empresa, pesquisa também em relação ao seu histórico de estabilidade.

Customização de prontuários

O prontuário é um dos documentos mais importantes em uma clínica ou consultório. Tê-lo no meio digital é mais seguro do que em papel, além de ser mais fácil encontrá-lo. O sistema de gerenciamento da clínica precisa ter um prontuário personalizável e interligado com o cadastro do paciente, sua agenda e histórico. Todos os novos resultados de exames são colocados juntos para dinamizar o processo. Assim o próprio paciente se sente único na clínica com a personalização oferecida. Podem ter seções e campos de acordo com o paciente e necessidade de atendimento.

Geração de dados

Atualmente um dos resultados mais evidentes quando se tem um software de gestão nas clínicas é a possibilidade de gerar dados e relatórios automaticamente. Isso surte efeito na tomada de decisões, pois com base em dados e informações pertinentes a equipe descobrirá em que deve investir mais seu capital e esforços. Saberá, ainda, exatamente quem é o seu público-alvo a partir das informações e dados pessoais arquivados. Saberá:

Média de idade;
Sexo ;
Se faz o tratamento por convênio ou particular;
Serviços solicitados, etc.

Essas informações facilitam possíveis campanhas de marketing e atendimento mais direcionado para o público atendido. São esses dados que também demonstrarão a saúde financeira da clínica, auxiliando no processo de gestão e manutenção do negócio.

Informações seguras

As informações dos seus clientes são altamente sigilosas, por isso o sistema em nuvem deve ser usado: é mais seguro do que armazenar em hardware. Com criptografia existem diversos níveis de acesso, somente quem tem autorização poderá acessar as informações e prontuários de pacientes.

Gestão financeira

O sistema precisa tornar o responsável pela clínica um expert em questões financeiras. Isso não quer dizer que irá ensiná-lo a fazer esse tipo de gestão, mas será organizado e intuitivo o suficiente para tornar a tarefa fácil. Por isso, áreas como fluxo de caixa, estoque de materiais, entre outros itens precisam estar organizados de forma clara no sistema para facilitar o acesso. No fluxo de caixa a equipe poderá incluir todas as entradas e saídas, como contas de luz, água, telefone, internet, materiais, salários além de pagamentos nas saídas e nas entradas pagamentos de consultas particulares, procedimentos, convênios, entre outros. Lembra-se dos relatórios? Aqui eles são de extrema importância. Obter relatórios financeiros adequados e pertinentes na tomada de decisão também é função do sistema de gestão da clínica.

Assim o profissional sabe tudo o que precisa entrar e sair nos próximos meses, gestar e cortar gastos ou realizar investimentos. As informações ficam arquivadas para consulta na hora que o profissional necessitar.

A parte administrativa deve aliar bom atendimento, resultados e confiabilidade. É a equipe a responsável por essa tríade de sucesso, mas o sistema de gestão também tem sua importância para o alcance desses itens. Quando o sistema é centralizado fica mais fácil gestar, manter o fluxo de caixa atualizado e tornar o negócio mais lucrativo.

Sistema de fotografia

Quando se trabalha com procedimentos estéticos, ou que não necessariamente tenham a ver com eles, mas que exijam documentação do procedimento com fotos, se torna mais fácil quando o sistema já possui essa funcionalidade. O ideal que exista um sistema simule medidas diferenciadas, faça planejamento dos procedimentos para que o paciente teve uma prévia mais fiel quanto possível de como será o resultado. Com interface inteligente, as imagens podem ser expostas lado a lado para uma comparação mais efetiva. O médico poderá colocar fotos diretamente no prontuário do paciente mantendo o histórico atualizado.

Isso confere mais credibilidade para o procedimento médico realizado, pois a pessoa entenderá como todo o processo funciona e saberá exatamente qual resultado terá ao final da ação.

Agenda

Uma clínica bem organizada precisa ter a agenda igualmente organizada. Isso evita atrasos (os quais os pacientes odeiam) e facilita o agendamento de novas consultas. Toda a equipe pode ter acesso à agenda dos próximos dias e até meses. Pensando em interação com os pacientes, o sistema poderá enviar lembretes de novas consultas, afinal a rotina corrida pode fazer com que se esqueça do agendamento.

Comunicação com o cliente

Outro ponto a considerar na escolha do sistema de gestão para clínica é se possui um canal de comunicação com os pacientes. Isso facilita a interação para marcar consultas, relembrar agendamentos e, até mesmo, pedir feedbacks sobre possíveis mudanças na clínica. A equipe também pode mandar felicitações de aniversário ou referentes à profissão do paciente, mantendo a relação ativa. Além disso, reduz-se as lacunas na agenda, por ausência do paciente na hora marcada.

As pessoas querem canais de comunicação mais fáceis, para além da simples ligação. Isso acontece, afinal, o dia a dia faz com que a maioria das pessoas esqueça-se de alguns compromissos, principalmente quando são de ordem pessoal e não profissional.

Estratégia organizacional

A inteligência administrativa da clínica vai além da área técnica e operacional para gestar tanto preferência quanto necessidades do paciente. Usar a tecnologia em prol de qualquer negócio é fundamental para manter o planejamento, organização e ajustes todos em dia. Isso torna a clínica mais competitiva no mercado e com diferenciais determinantes na hora do paciente escolher ela ou o concorrente. O uso de boas estratégias faz com que a empresa ganhe destaque e credibilidade no mercado. Se os seus pacientes saem da sua clínica dizendo que foram bem atendidos, foram cadastradas rapidamente, tem acesso às suas informações, sabem quais são os resultados dos seus procedimentos com certeza há altas chances de mais pessoas também frequentar a clínica.

O sistema ideal

O Doctor View é uma empresa que oferece um sistema para consultórios e clínicas com recursos modernos e integrados. Todas as funcionalidades necessárias para a gestão das suas clínicas estão na Doctor View. Com o sistema não será necessário contratar outros softwares para realização das atividades diárias. Confira as funcionalidades do Doctor View:

  • Prontuário Eletrônico 100% personalizável;
  • Agenda Múltipla e Integrada;
  • Fotográfica Avançados;
  • Recursos de Documentação;
  • Gestão Financeira Integrada;
  • Ferramenta de Gerenciamento para Toxinas e Preenchedores;
  • Ferramentas de Relacionamento (SMS e E-mail);
  • Migração Simplificada;
  • Acesso Online.

Você pode adquirir a versão para demonstração além de assistir os vídeos disponíveis no site que contém os primeiros passos com o sistema Doctor View. A importação de dados é facilitada, evitando dor de cabeça na hora de passar as informações. O custo não é obrigatório por mês, a partir do momento que se adquire a licença não há mais custos para isso. O valor pago adicionalmente é caso você queira usar outros serviços como o Doctor View Web, envio de SMS e suporte exclusivo. Caso você não tenha mais interesse em algum serviço, basta interrompê-lo.

Não há limites para o cadastro de pacientes ou pessoas que irão acessar o sistema, por isso o crescimento é ilimitado. O acesso das informações podem ser feitas de qualquer dispositivo móvel, pois todo o armazenamento é em nuvem a fim de facilitar o acesso, armazenamento e ampliar a segurança das informações.

Invista em sua clínica com um sistema adequado, moderno e que fará a diferença em sua clínica. Conte com a Doctor View!

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