Dirigir um consultório é uma tarefa desafiadora. As universidades da área da saúde, em geral, fornecem boa capacitação em aspectos teóricos ligados ao curso. Porém, aspectos referentes à administração, ao marketing e a questões financeiras acabam não recebendo a devida atenção. Assim, profissionais da saúde enfrentam uma certa dificuldade quando estão abrindo um negócio a fim de prestar serviços em saúde. Entretanto, uma série de erros na gestão de clínicas podem ser facilmente evitados com as medidas certas. Preparamos este conteúdo especial com informações sobre as falhas na gestão de consultório e também com as estratégias a se adotar para minimizar essas dificuldades no empreendimento. Ficou interessado? Então continue acompanhando e entenda tudo sobre o tema!
Qual a importância de uma boa gestão de clínicas?
Trabalhar com uma clínica para o cuidado e promoção de saúde envolve uma importante dimensão de gestão. Isso porque gestão e cuidado são dois aspectos profissionais em instituições de saúde que caminham em conjunto. Uma boa gestão de clínicas contribui para a satisfação dos clientes devido à realização de um bom atendimento e do reduzido tempo de espera. O fluxo de trabalho fica mais eficiente, o que permite que haja mais agilidade em todas as operações. Ademais, a estrutura para o atendimento fica mais robusta, o que permite disponibilizar segurança para a pessoa atendida. Esses fatores contribuem com a imagem da clínica, atraindo mais clientes e promovendo a fidelização de pacientes. O gerenciamento adequado proporciona, portanto, condições para a prosperidade e longevidade do negócio no mercado.
Quais são os principais erros na gestão de clínicas e como evitá-los?
Há vários erros que são cometidos na gestão de clínicas, mas existem, também, boas formas de evitá-los. Confira-os a seguir!
1. Ignorar a organização das finanças
Muitos profissionais de saúde que abrem clínica acabam deixando em segundo plano a gestão financeira do negócio, o que pode gerar vários prejuízos a longo prazo. Os gestores menos experientes tendem a misturar suas finanças pessoais com o dinheiro da clínica, podendo desencadear prejuízos e desorganização. Nesse caso, é essencial que o médico separe os seus recursos financeiros do capital da clínica, mantendo contas bancárias distintas para cada função. Outro problema relacionado à organização das finanças é a realização de fluxo de caixa. O fluxo de caixa é o registro periódico de todas as entradas e saídas de dinheiro, o que envolve os custos e despesas, ganhos, realocação para poupança e investimentos. Ele pode ser feito semanalmente, por exemplo. O fluxo de caixa ajuda a organizar as finanças, permitindo que você controle as variáveis e saiba exatamente quanto pode investir, o que poderá ser utilizado em determinado projeto e o que deve ser armazenado para segurança. Outra questão ligada ao dinheiro da clínica é o planejamento tributário. Essa expressão se refere à administração do pagamento de impostos e também do aproveitamento de possibilidades de redução da carga tributária. Médicos que são gestores de clínicas nem sempre têm tanto preparo para lidarem com essa realidade e podem cometer erros com os impostos e perder oportunidades de reduzir a carga de tributos. Falhas nessa área podem resultar em multas graves e prejuízos financeiros. Por isso, conte com o apoio de um profissional da contabilidade para ordenar melhor as finanças e tributos.
2. Não capacitar a equipe
Quando a equipe não é capacitada para a qualidade dos processos, os colaboradores podem não ter os conhecimentos necessários para saberem o que deve ser feito nas distintas situações que aparecem no dia a dia. Os treinamentos, aqui, são a solução, pois eles instrumentalizam os profissionais com as ferramentas necessárias para o enfrentamento de desafios e para o desenvolvimento de soluções criativas para os problemas. É fundamental capacitar toda a equipe para a qualidade dos processos. Nesse contexto, os profissionais do atendimento, como recepcionistas e secretários, devem passar por treinos sobre como fornecer um atendimento humanizado, cordial e paciente. Todavia, todas essas questões devem ser trabalhadas também com o time inteiro. Com uma equipe treinada para a qualidade dos processos, é possível fornecer uma experiência de qualidade para o cliente. Isso envolve entender as necessidades do paciente, fazer ajustes e construir soluções em conjunto. Somente um corpo de profissionais bem habilitado é capaz de realizar o trabalho com foco em maximização da qualidade.
3. Trabalhar sem estabelecer metas
Metas ajudam no estabelecimento ao apontarem um foco para as ações. Com elas, podemos desenvolver um planejamento estruturado para o alcance de resultados. Os objetivos bem definidos permitem encadear os esforços em uma direção só. Eles também auxiliam na realização da avaliação da eficiência e eficácia das práticas, dando parâmetros de comparação entre os resultados reais e os ideais. Sem metas, a clínica fica com uma gestão fragilizada. Assim, os dias de trabalho avançam, mas em um crescimento desfocado, desorganizado e mais suscetível à desestruturação.
4. Não estabelecer relacionamento com os pacientes
Um erro comum na gestão das clínicas é não estabelecer um relacionamento com os pacientes, focando apenas as ações de atração, sem envolver processos para fidelização. Essa falha aumenta a rotatividade de clientes e pode fazer com que a sua clínica seja colocada em segundo plano quando a pessoa for pensar em uma opção para fazer um tratamento. As ações de fidelização de clientes são fundamentais para alcançar melhores resultados. Os clientes fiéis são excelentes para a realização de indicações e para a promoção de uma boa imagem da clínica. Assim, investir no relacionamento com pacientes é fundamental para ter mais avanços na instituição de saúde. Aposte em um contato próximo com o cliente, assim como em pesquisas de satisfação, SMS, interação em redes sociais, e-mail e WhatsApp, por exemplo.
5. Não investir ou fazer marketing de maneira incorreta
As ações de marketing são importantes para o negócio ganhar visibilidade no mercado. Alguns gestores principiantes de clínicas não dão atenção a esse aspecto ou fazem a publicidade de forma incorreta. Entretanto, cuidado! Isso pode ser danoso para a imagem da clínica, além de ser um impeditivo para a continuidade do empreendimento. Busque apoio de empresas especializadas em marketing para a construção de uma estratégia robusta e efetiva de divulgação.
6. Não operar com um software de gestão
O software de gestão é uma ferramenta extremamente necessária para o gerenciamento de uma clínica. Ele permite integrar uma série de processos para agilizar as atividades e otimizar o controle de tarefas. Com essa ferramenta, é possível conectar agendas, criar e personalizar prontuários eletrônicos, gerir documentos e fotografias, integrar a gestão financeira aos outros processos e controlar o manejo de substâncias, como medicações, toxinas e preenchedores. A falta de um software exige controle manual de todos os processos, causando lentidão e maior índice de erros. Com o programa, as atividades vão ser realizadas com muito mais precisão e velocidade. Por fim, há uma série de erros na gestão de clínicas que podem provocar vários prejuízos para o empreendimento. Neste post, você pôde conhecer quais são essas falhas e descobrir valiosas estratégias para eliminar esses equívocos. Depois da leitura, você já sabe a importância de separar as finanças, treinar a equipe, promover um bom relacionamento com os pacientes e investir em um software de gestão para a clínica! E então? Gostou de saber mudo sobre os principais erros na gestão de clínicas? Então assine a nossa newsletter e receba muito mais conteúdo como este!