A gestão do tempo é, sem dúvidas, um desafio para todas as pessoas. Afinal, é preciso equilibrar as atividades laborais, a convivência com amigos ou familiares e, ainda, reservar um tempo para cuidar de si, praticando exercícios físicos e realizando atividades de lazer.

Dessa forma, ter uma boa administração do tempo, a fim de conseguir encaixar tudo no cotidiano sem chegar à exaustão, torna-se essencial. Mas a tarefa pode ser ainda mais difícil para os profissionais da área de saúde, diante da necessidade de conciliar as atividades da clínica, os pacientes (com suas próprias questões emocionais) e a vida pessoal.

Pensando nisso, desenvolvemos um conteúdo que aborda a gestão de tempo para médicos. Vamos falar sobre a importância desse processo, bem como os maiores problemas enfrentados pelos profissionais. Também apresentaremos 12 dicas que podem ser colocadas em prática. Acompanhe a seguir!

Entenda a importância da gestão de tempo para médicos

A gestão do tempo afeta diretamente a lucratividade de uma clínica ou consultório médico. Isso porque, quando as atividades demoram muito até que sejam realizadas, há menos disponibilidade para atender a uma quantidade maior de pacientes, por exemplo.

Além disso, há a questão do atendimento. Se você e seus colaboradores estão apressados para fazer tudo, há o risco de as pessoas serem mal atendidas, o que é refletido na reputação do seu consultório.

Principais problemas enfrentados no gerenciamento de tarefas

Os maiores problemas que os médicos enfrentam quando gerenciam suas tarefas estão relacionados às atividades burocráticas da Medicina. Por isso, a recomendação é evitar desenvolvê-las de forma manual, como o agendamento de consultas. Implantando a tecnologia, a maior parte possível das atividades burocráticas pode ser desempenhada de maneira mais ágil, moderna e eficiente.

Veja 12 dicas para ter uma boa gestão de tempo

Para que você consiga otimizar sua rotina, preparamos 12 dicas fundamentais a uma boa gestão do tempo para médicos. Confira!

1. Faça um planejamento

É essencial ter um cronograma para priorizar as tarefas mais importantes e não se esquecer de nenhuma delas. O gestor deve preparar uma lista do que precisa ser feito semanal e mensalmente, a fim de organizar quais são os melhores dias para a realização de atividades e a frequência ideal de cada uma.

Como exemplo, podemos citar o gerenciamento de estoque. Sem dúvidas, tudo o que é tirado desse local precisa ser anotado. Mas com qual frequência é necessário repor os itens? A resposta depende do tamanho da clínica, de quais procedimentos são feitos e dos materiais mais utilizados.

Sendo assim, é interessante observar o fluxo de saída do estoque e agendar um dia — seja na semana ou no mês — para verificar a quantidade de materiais ou a necessidade de reposições.

2. Defina prioridades, urgências e tarefas circunstanciais

As tarefas urgentes devem ser realizadas imediatamente, certo? Sendo assim, no planejamento semanal, é importante enquadrá-las e resolvê-las de forma compulsória. Muitas vezes, tais atividades já estão perto do prazo, sendo necessário agir com rapidez para a execução.

As tarefas importantes também devem ser consideradas (elas não são de caráter urgente, mas requerem prioridade). Como exemplo, é possível citar o trabalho do gestor e de seus funcionários, a compra de produtos, a escala dos colaboradores da limpeza e outras ações que são fundamentais para o bom funcionamento da clínica.

Por fim, é necessário estabelecer as tarefas circunstanciais, ou seja, aquelas que devem ser realizadas, mas podem ser postergadas por um período. É interessante definir quais são essas obrigações, pois não se trata de questões prioritárias. Assim, caso o tempo esteja curto, você pode resolver outros pontos em primeiro lugar.

Para facilitar essa função, recomenda-se criar planilhas ou listas de checagem e até utilizar aplicativos específicos de gestão no celular, tablet ou computador.

3. Trace seus objetivos

Os objetivos são os pontos-chave do planejamento. Normalmente, as clínicas traçam metas mensais, a fim de alcançarem o máximo potencial. Diminuir o número de pacientes que faltam às consultas por mês pode ser uma delas — assim como aumentar o número de procedimentos feitos, por exemplo.

Para que as tarefas sejam executadas com dedicação, é essencial contar com o apoio de toda a equipe e engajá-la. Nesse contexto, o médico deve delegar as tarefas, ou seja, não assumir inúmeras responsabilidades quando elas podem ser assumidas pelos colaboradores. Os funcionários são essenciais para que todos os objetivos sejam alcançados.

4. Mantenha o foco

Para que o foco não seja perdido, a pontualidade precisa ser mantida tanto na vida pessoal quanto na profissional. Afinal, uma pessoa que sempre chega atrasada a seus compromissos deve agilizar cada um deles para que o tempo seja bem aproveitado, certo? Caso contrário, o foco pode ser comprometido (e a produtividade, ficar prejudicada).

Outra dica válida é definir um tempo entre cada atividade. Esse intervalo não precisa ser engessado, podendo conter alguns períodos de tolerância na semana. Tal medida é importante para que horas excessivas não sejam gastas em tarefas que não têm prioridade.

No caso dos médicos, há a possibilidade de cronometrar a duração dos atendimentos em uma semana, por exemplo, e fazer uma média do tempo gasto. Como cada paciente é único, é natural que algumas consultas durem mais tempo e outras acabem sendo mais rápidas.

Definindo essa média, é possível planejar quanto tempo será gasto com atendimentos no dia e na semana, deixando o resto do planejamento disponível para outras atividades.

5. Tire um tempo para descansar

Definir um planejamento que tenha uma atividade atrás da outra é um erro. Afinal, em qualquer profissão, é preciso tirar um tempo para descansar. Isso se torna ainda mais importante para o médico, visto que o profissional lida com as emoções e preocupações dos pacientes.

Dessa forma, ao definir o cronograma do dia, é importante estabelecer algum tempo de intervalo (que pode ser feito a cada duas consultas). O descanso é fundamental não só para a mente, mas para ir ao banheiro, fazer as refeições e se manter hidratado. O médico deve cuidar da própria saúde assim como faz com a dos pacientes, não é mesmo?

6. Separe um tempo para a vida pessoal

É muito comum que o médico gestor se afunde em diversas tarefas e fique sobrecarregado. Isso acontece porque, além de atender aos próprios pacientes, o profissional se preocupa com todas as questões da clínica.

Essa prática é extremamente prejudicial para a saúde. Em primeiro lugar, pessoas sobrecarregadas com o trabalho não têm um sono de qualidade, não se alimentam bem e apresentam altos níveis de estresse, entre outros fatores negativos. Em segundo lugar, não sobra tempo para a família, os amigos e as atividades de lazer.

Portanto, é fundamental que o médico estipule e não ultrapasse sua jornada de trabalho, evitando o hábito de levar tarefas laborais para casa. Assim, é possível se divertir com a família, ter atividades sociais e, ainda, praticar esportes ou se dedicar a outros tipos de lazer.

Lembre-se de que cuidar da vida pessoal, manter uma boa relação familiar e encontrar tempo para realizar tarefas prazerosas são atitudes essenciais para ter produtividade e sucesso no trabalho.

7. Tenha uma agenda bem organizada

Sua agenda precisa ser sempre muito bem organizada para que seja possível evitar problemas como a marcação de duas consultas no mesmo horário, o que geraria atrasos. Aposentar as agendas de papel e usar um software moderno é a melhor maneira para isso.

8. Seja sempre pontual

É necessário ser pontual nos horários agendados para atendimentos no consultório e visitas em hospitais. Assim, você evita atrasos que possam fazer com que sua rotina fique muito corrida ao final do dia.

9. Automatize os processos

A tecnologia tem feito com que os profissionais se tornem cada vez mais estratégicos e menos operacionais. É nisso que se deve pensar, implantando o máximo de tarefas automatizadas possível. Assim, você e sua secretária não vão ficar com muito trabalho operacional para ser realizado.

10. Foque em uma boa comunicação com os pacientes

Também é importante focar em manter uma boa comunicação com os pacientes, já que tal cuidado faz com que eles sejam mais compreensivos caso qualquer falha aconteça. O envio de SMS é uma boa maneira de estar sempre em contato com as pessoas atendidas, de forma prática e a um baixo custo.

11. Não centralize as tarefas

Deve-se evitar a centralização de tarefas em uma única pessoa — como sua secretária. Se ela deixar o emprego amanhã, por exemplo, você não terá mais controle sobre o seu consultório. Logo, a melhor solução é contar com um sistema operacional em que todo o trabalho fique registrado e qualquer pessoa possa dar continuidade.

12. Invista em treinamentos para a equipe

O investimento em novas tecnologias é essencial nos dias de hoje, mas é preciso que todos os colaboradores saibam como lidar com as ferramentas. Por isso, recomenda-se apostar nos treinamentos: ao adquirir um novo software para o consultório, não deixe de oferecer um minicurso ou workshop para que todos aprendam suas funcionalidades.

Entendeu como ter sucesso ao realizar o gerenciamento do tempo? Então, implemente já as medidas sugeridas acima no cotidiano da clínica ou do consultório. Nas primeiras semanas, essa tarefa será difícil e exigirá adaptações. No entanto, com o tempo e a prática, a gestão vai melhorar, assim como sua qualidade de vida.

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