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Como capacitar sua recepcionista e melhorar o atendimento ao seus pacientes

O bom atendimento conta muito em qualquer área. Em clínicas e consultórios não é nada diferente. A pessoa responsável pela recepção do paciente precisar estar bem preparada e trabalhar de acordo com os princípios da empresa. De nada adianta se o atendimento médico for bom e a entrega de resultados for eficaz, se, logo no primeiro contato, a pessoa não for bem atendida. Essa impressão permanecerá. Logo, a importância de capacitar às pessoas que trabalham na recepção de clínicas e consultórios.

Organização das tarefas

Como tal profissional é responsável pelo atendimento físico, telefônico e eletrônico do paciente, é preciso organizar as tarefas. Um checklist e o uso de um sistema ajudará as atendentes a não se perderem.

O responsável deve informar ao recepcionista os princípios da empresa, o que os pacientes esperam quando chegam ao local. Outro fator importante é capacitar os profissionais. Logo propiciar cursos de capacitação é uma maneira útil de melhorar o atendimento da clínica e deixar o profissional tirar suas dúvidas recorrentes.

Mas de nada adianta propiciar os recursos se a pessoa não os acompanha. Afinal, diariamente nós frequentamos estabelecimentos que possuem atendentes sem interesse em bem atender ao público, por falta de “jogo de cintura” ou facilidade nas relações interpessoais.

Cartão de Visitas

É preciso compreender que o recepcionista irá se relacionar com diferentes pessoas, de diferenças faixas etárias e classes sociais, por exemplo. Quando se trata de pessoas idosas é necessário ter mais paciência, pois o entendimento do processo pode ser mais demorado. O profissional precisa respeitar e esclarecer todas as dúvidas do paciente, afinal, ele é o cartão de visitas, o primeiro contato humano que a pessoa faz ao chegar à clínica.

Ser extremamente frio ou técnico não desperta confiança no atendimento. Ser grosseiro faz com que o paciente dificilmente retorne para o local, por mais que o atendimento médico seja bom logo em seguida. Além disso, a pessoa deve estar focada em resolver os problemas do paciente e ser firme em suas ações. Quanto à vestimenta, ela deve estar de acordo com os moldes da clínica ou consultório, por vezes alguns locais adotam uniformes que dão um ar de mais profissionalismo e credibilidade.

O recepcionista também precisa estar apto para desempenhar a parte burocrática, relacionada a documentos, convênios e outros processos mais operacionais. Propiciar treinamento para essa área também é essencial para que o profissional não cometa falhas e precise refazer os processos.

Por fim, erros acontecem. Não há como prever ou controlar todas as ações dos profissionais que recepcionam em uma clínica ou consultório. Por outro lado, é possível afirmar que quanto mais for investido e levado em consideração na capacitação do profissional, menores serão as chances de erros no dia a dia.

Invista nesse setor da sua clínica, pois com toda certeza o retorno será visível.

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